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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化③
投稿日:2021-01-20
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は、「産前産後／育児休業等取得者申出書」をRPAで自動化する際に使用する RPA用Excel についてご紹介させて頂きます。
以下の画像内では、以前にご紹介したものとはシート名が変わっておりますが、中身は同じです。
RPA用Excelの構成（4つのシート）
今回用意しているRPA用Excelは、次の4シート構成になっています。
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人が入力する用のシート（従業員情報）
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人が入力する用のシート（事業者情報）
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①をRPA用に変換するシート
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〇の図形が入ったシート
「4. 〇の図形が入ったシート」の使い方については
「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化②」 で解説済みのため、今回はそれ以外のシートを中心にご説明します。
① 従業員情報シート：人が入力するための台帳
最初のシートは、人が入力する用の従業員情報シート です。
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産前産後の申請
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育児休業の申請
どちらにも対応できるように設計した共通フォーマットになっています。
横長のシートのため、実際の画面では2枚に分けて表示していますが、構造としては1つの大きな表です。
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2行目・3行目：入力例（サンプル）
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5行目以降：実際の入力行
また、1行目には「その列の情報が、申出書のどの項目に反映されるか」を記載 しており、
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どのセルがどの帳票項目と対応しているのか
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RPAでどの列を拾えば良いのか
が一目で分かるようになっています。
さらに、入力内容が決まっている項目については、次のように プルダウン（ドロップダウン）で選択できる形式 にしてあります。
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区分（産前産後／育児休業 など）
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性別、種別 など、定型的な選択肢
これにより、入力ミスを防ぎながら、RPAが扱いやすいきれいなデータを用意できます。
なお、今回は 「すでにExcel内に必要情報が入力済み」という前提 でロボットを組んでいますが、
社労夢・SmartHR・セルズ・オフィスステーション・給与奉行などの 社労士専用ソフトから値を取得して埋める構成 にすることも可能です。
② 事業者情報シート：事務所・事業所の共通情報
2つ目は、事業者情報シート（人が入力する用） です。
こちらには、申出書作成に必要な 事業者側の共通情報 をまとめておきます。
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事業所名
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所在地
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事業主氏名
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事業所整理番号 など
今回はご依頼頂いた社労士様からのご要望により、
「ひとつの事業所のみで使用する前提」だったため、あらかじめ固定値として入力しておく形式にしました。
複数の事業所で利用する場合には、
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事業所ごとに行を分けて複数登録する
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事業所コードなどで絞り込んで該当行のみRPAが参照する
といった拡張も可能です。
こちらのシートについても、従業員情報と同様に Excelでなく社労士専用ソフトから取得する構成 に変更することもできます。
1行目を「細かく項目分け」している理由
事業者情報シートの1行目については、
A1～H1のセルを結合して見やすくする
といった見た目重視の作りにすることもできますが、今回はあえて 1セルずつ細かく分けています。
これは、
-
RPAから見て「どのセルがどの項目か」を明確にする
-
セル結合によるズレ・取り扱いの面倒さを避ける
といった RPA側の仕様・扱いやすさを優先した設計 です。
見た目よりも「ロボットが正確に読み書きできるか」を優先することで、後々のメンテナンス性・再利用性も高めています。
この「なぜ細かく分けているのか？」というポイントについては、
次回コラムにて、② 事業者情報シートの中身をもう少し掘り下げて解説 させて頂きます。
まとめ
今回のポイントを整理すると、次の通りです。
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RPA用Excelは「従業員情報」「事業者情報」「RPA変換」「〇図形」の4シート構成
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従業員情報シートは、産前産後・育児休業どちらにも対応できる共通フォーマット
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事業者情報シートは、固定事業所にも複数事業所にも対応可能な設計
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1行目を細かく分けることで、RPAがセル単位で扱いやすくなり、後々の自動化拡張にも対応しやすい
産前産後・育児休業等取得者申出書のRPA自動化を考える際には、
このように 「RPA用に整理されたExcel」を用意しておくことが成功の鍵 になります。
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