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社労士事務所にRPAを根付かせる５ステップ
投稿日:2025-12-15
こんにちは。AI・RPA 社労士のためのDX研究会 事務局です。
ここ数年で、「社労士 RPA」に関する情報は一気に増えましたが、
実務の現場ではまだまだ、
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導入したがほとんど動いていない
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担当者が辞めてから止まったまま
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最初のロボットだけで終わっている
という声もよく耳にします。
今回は、「社労士 RPA を事務所に根付かせる」ことをゴールに、
導入～運用までの５ステップをご紹介します。
ステップ1：RPAで「何を守り、何を捨てるか」を決める
社労士事務所の業務は、法令と実務慣行の積み重ねでできています。
その中には、
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人が判断すべき業務（相談対応、助成金提案、顧問先との調整など）
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定型化しやすい業務（公文書取得、帳票出力、一覧作成など）
が混在しています。
RPA導入の出発点は、
「人がやるべき仕事を守るために、どこをRPAに任せるか」をはっきりさせることです。
おすすめは、次の３つの観点で業務を仕分けすることです。
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頻度が高いか？（毎日／毎月必ず発生するか）
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ルールで説明できるか？（条件分岐で表現できるか）
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ミスが致命的になりうるか？（公文書、届出、給与・賞与など）
この３つすべてに「はい」がつく業務は、
社労士事務所にとってRPA投資の優先度が高い業務です。
ステップ2：最初は「地味でいいから毎日動くロボット」
「せっかくならインパクトの大きい業務から」と考えがちですが、
社労士 RPA 導入の初期は、「毎日確実に動く地味なロボット」から始める方が定着しやすくなります。
例としては：
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公文書のダウンロードとフォルダ振り分け
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毎朝の公文書返戻チェック
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顧問先一覧／従業員一覧のCSV出力＆バックアップ
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勤怠や給与データの「ダウンロード→所定フォルダに保存」
などです。
理由はシンプルで、
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「RPAが毎日働いている実感」が事務所に共有される
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「この部分はもう人がやらなくてよくなった」という成功体験が生まれる
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トラブルが起きた際の「止め方」「再開の仕方」を安全に学べる
からです。
「派手さ」よりも、「確実に動く日々の相棒」を１体つくることが、
社労士 RPA を根付かせる近道です。
ステップ3：RPA担当者は「システム担当」ではなく「業務改善担当」
RPAを「ITに詳しいだけの人に丸投げ」すると、かなりの確率で失敗します。
社労士事務所での理想的なRPA担当は、
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業務の流れをよく知っている事務方・補助者
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顧問先の事情や例外パターンを肌感覚でわかっている人
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Excelと社労士ソフトの操作に慣れている人
であることが多いです。
技術的な部分は、
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RPAベンダーのサポート
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テンプレートシナリオ
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操作マニュアル・動画
でサポートできますが、
「そもそもこの業務、こう分けておくと自動化しやすいよね」
という感覚は、現場を知っている人にしか持てません。
RPA担当者に任せたい役割は、
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業務フローを言語化・図解すること
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「ここからここまではRPA、それ以外は人」と線引きすること
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エラーが出たときに、業務目線で原因候補を挙げること
エラー調査も、「どの業務のどの段階でつまずいたか」がわかっていれば、
原因を特定しやすくなります。
ステップ4：Excelを「RPAの相棒」として設計する
社労士 RPA の現場では、
Excelをうまく設計できるかどうかが、ロボットの寿命と汎用性を左右します。
ポイントは次の３つです。
1. 「人用」と「RPA用」を分ける
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人間が見て入力するシート
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RPAが読むために分解・整形されたシート
を分けておくことで、
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見た目の分かりやすさ（人用）
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自動化のしやすさ（RPA用）
の両立ができます。
2. 項目名＝そのまま「変数名」にする
RPA側の「変数名」と、Excelの1行目の「項目名」を合わせておくと、
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リスト一括取込などで一気に変数へ格納できる
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シナリオを後から見直したときにどの値がどこから来ているか追いやすい
というメリットがあります。
3. 「日付」「番号」「フラグ」は分解しておく
申請書類や社労士ソフトは、
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日付を「元号＋年＋月＋日」
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基礎年金番号や整理番号を「マス目ごと」
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「有・無」「あり・なし」をチェックボックス
で扱うことが多いです。
Excel関数（TEXT・MID・MOD・ROUNDDOWNなど）で
RPAが貼りやすい形にあらかじめ分解しておくことで、
シナリオは「コピー＆ペースト中心」で組めるようになります。
上記のように、Excelを活用する前提での設計を考えると自動化の範囲が広がり、汎用性も高くなります。
ステップ5：失敗事例を「ナレッジ」に変えていく
社労士 RPA は、一度入れたら終わりではなく、
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社労士ソフトの画面変更
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電子申請システムの仕様変更
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顧問先ごとの運用ルールの追加・変更
など、変化に付き合いながら育てていくツールです。
そのために重要なのが、「失敗の共有」です。
失敗を財産にするために、残しておきたいメモ
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どのロボットが、どの画面で、どんなエラーで止まったか
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人が代わりに処理したとき、どの操作を追加したか
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シナリオやExcelに、どんな修正を加えたか
これを簡単なExcelやOneNoteで残しておくだけで、
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同じ種類のロボットを作るときに設計が早くなる
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新しい担当者が引き継ぐときに学習コストが下がる
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サポートに相談するときに状況が説明しやすい
という効果があります。
よくある「社労士 RPA 失敗パターン」
最後に、現場で見かける失敗パターンを、今回は３つ挙げさせていただきます。
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「とりあえず高機能なRPAを入れてみた」
→ シナリオが複雑になりすぎて、現場では修正できない -
「全部自動化してから運用を始めたい」
→ いつまでたっても本番で動かず、熱が冷める -
「担当者1人にだけノウハウが集中」
→ 退職・異動でロボットが全停止するリスク
どれも「技術」より「運用設計」の問題です。
逆にいうと、この記事で挙げた５ステップを意識しておけば、
多くの失敗は避けられます。
まとめ：RPAは「社労士事務所の新しいスタッフ」
社労士 RPA は、「人の仕事を奪うツール」ではなく、
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単純で重い処理を代わりにこなしてくれる
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ミスを減らし、記録を残してくれる
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リモートワークや時短勤務でも回しやすい仕組みを支える
事務所の新しいスタッフのような存在です。
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どの仕事を任せるか（業務の整理）
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どう育てるか（Excelとシナリオ設計）
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どうチームで面倒を見るか（ナレッジと役割分担）
を意識すれば、
「入れたけれど使われないRPA」ではなく、
「事務所の当たり前のインフラ」として根付かせることができます。
EzRobotは社労士事務所向けに、非常に導入ハードルの低い製品となっております。
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