RPAコラムRPA-COLUMN
社労士RPA導入の理想手順｜経営と現場のギャップ対策
投稿日:2021-04-19
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
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RPA導入を検討中の方
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過去に導入を試みたが、思うような効果を得られなかった方
こういった方は、ぜひ今回の記事を読んでいただければと思います。
RPAは「うまくハマると強い」一方で、導入の進め方を間違えると
**“ツールは入ったけれど、現場で止まったまま”**になりやすい側面があります。
特に重要なのが、経営側と現場担当者の連携です。
RPAの効果を最大限に引き出すためには、
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会社全体の視点（投資判断・優先順位・狙う成果）
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業務の細部の視点（実務手順・例外処理・日々の運用）
この両方が必要になります。
どちらか片方だけで進めてしまうと、ギャップが生まれ、失敗につながるケースが多くなります。
経営側と現場にギャップがあると起きる“よくあるズレ”
ここでは、実際に起こりやすいズレを例として整理します。
ケース1：経営側は「自動化できる業務が分からない」
経営側が実務の詳細まで把握していない場合、
そもそもRPA化できる業務を抽出できないことがあります。
一方、実務担当者がRPAを知ると、
「これも自動化できそう」「ここは毎回同じ作業だ」
といった候補が次々に出てくることも多いです。
ケース2：経営側は「Aだけじゃ費用対効果が合わない」
経営側は投資として判断するため、
「Aという業務だけでは弱い」と感じる場合があります。
しかし実務担当者からすると、
Aが自動化されるだけでも日々のストレスや工数が減り、効果は十分に大きい。
この感覚差がズレになります。
ケース3：経営側は「小さく始めて大きく育てたい」が伝わっていない
経営側としては、まずBという小さな業務から始め、
成功体験を積みながら2つ目、3つ目へ広げたいと考えている。
ところがそのビジョンが共有されていないと、現場側は
「Bだけなら手作業でもいい」「習得の手間の方が大きい」
となり、乗り気になりません。
これを防ぐための「理想的な導入フロー」
では、ギャップを最小化し、RPAを成功に持っていく流れはどうするべきか。
おすすめの導入フローを5ステップでまとめます。
① 業務の棚卸し（RPAより先にやるべきこと）
最初に行うべきは「業務の棚卸し」です。
ここでやることは、単に業務を列挙するだけではありません。
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無駄な作業と必要な作業の仕分け
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属人化している業務の標準化
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業務フローの整理（手順・例外・ルール）
この工程を丁寧に行うほど、後の自動化がスムーズになります。
② 自動化業務の選定と担当者の選定（スモールスタート）
棚卸しができたら、自動化候補を抽出していきます。
RPA導入で重要なのが、いきなり大きくやらない「スモールスタート」です。
最初は、
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比較的自動化しやすい
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効果を感じやすい
-
例外が少ない
こういった業務から始めると成功確率が上がります。
そして同じくらい大切なのが担当者選びです。
RPAは最初に“作って育てる期間”があるため、担当者のモチベーションが影響します。
③ RPAツールの選定（製品＋サポートを見る）
自動化する業務の規模や担当者のスキルにより、合うRPAは変わります。
まずは希望の価格帯でいくつか候補を出し、
無料トライアルで実際に触ってみることをおすすめします。
そして製品と同じくらい重要なのがサポートです。
トライアル中にサポートを受けられるなら、対応スピードや質も判断材料にすると良いです。
④ シナリオ作成とテスト運用（最初は修正が前提）
ツールが決まったら、いよいよシナリオ作成です。
最初のうちは、どうしても修正が発生します。
本番運用を急ぎすぎず、テスト運用で丁寧に調整することが重要です。
⑤ 本格稼働 → シナリオを増やす（成功すると広がる）
テスト運用を経て問題がなければ、本格稼働に移行します。
ここで面白いのが、
1本成功すると、2本目・3本目のアイデアが現場から出てくることです。
自動化業務を増やしていくことで、RPAの導入効果は大きくなっていきます。
うまくいかないケースの共通点（注意点）
導入がうまくいかないケースで多いのは、次の2つです。
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① 業務の棚卸しをきちんとやっていない
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①②を経営側だけで進めてしまい、現場が関わっていない
つまり、③ツール選定や④シナリオ作成よりも前の
①②が最重要ということです。
最初の段階から、経営側と現場の実務に詳しいメンバーが一緒に関わり、
「RPAで何ができて、何ができないか」だけでも共通理解を作っておく。
これが成功の鍵になります。
まとめ：RPAは“導入前の設計”で勝負が決まる
今回は、RPA導入を成功させるための理想的な流れについてお話しました。
RPA導入を検討中の方、
過去に導入を試みたがうまくいかなかった方にとって、
少しでも参考になりましたら幸いです。
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