RPAコラムRPA-COLUMN
社労士事務所おいて効果の大きい自動化業務のご紹介
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は社労士事務所において効果の大きい自動化業務についてご紹介させて頂きます。
現在多くの社労士事務所にて「EzRobot」を導入いただき、様々な業務が自動化されております。ただ、自動化の効果の大きさは業務によって異なります。
RPAで自動化して1番効果の大きかった業務と、実際にどういった面で効果が得られたのか、「EzRobot」を導入いただいている社労士事務所に行ったインタビューをもとにご紹介いたします。
1番効果の大きかった自動化業務は「公文書のダウンロード」
社労士事務所で必ずと言っていいほど自動化される業務、1番最初に自動化する業務の多くが「公文書のダウンロード」になります。
インタビューを行った結果、効果が大きい業務も「公文書のダウンロード」ということでした。やはり毎日発生する業務という頻度の高さが1番の理由かと思います。
次項以降では「公文書のダウンロード」を自動化するとどういった面で効果があるのか、発生頻度の高さ以外の部分をご紹介いたします。
ダウンロードからお客様との共有まで自動化が可能
公文書のダウンロードは、フロー次第ではダウンロード後に発生する「フォルダ名変更」「フォルダ移動」「XMLからPDFに変換」「お客様へ共有（印刷、アップロード、メールやチャットワークの下書き作成）」といった業務まで自動化が可能です。
自動化の範囲が広い、というのも効果が大きい理由の１つになります。
公文書のダウンロード以降の業務は事務所によって手順が様々ですが、EzRobotではそれぞれの事務所にあったフローの構築・ご提案も無料サポートで実施しております。
ケアレスミスが起きない
RPAで自動化する業務は、単純作業を何回も繰り返すものが多いと思います。
単純作業を繰り返すという事は、簡単だからこそ逆にケアレスミスが起きやすいものです。
RPAの場合は人間と違って集中力が切れる、眠くなってしまうというような事はありませんのでミスも起こりません。
イレギュラーが起こっても対応できる
RPAでは条件分岐（指定した条件ごとに異なる作業を設定）ができるので様々なパターンの作業が自動化可能です。
具体的には返戻やコメントの場合の処理や、公文書の手続き毎に処理を変えることができます。
ある社労士事務所では、社労士知識のないアルバイトスタッフに公文書のダウンロードをお願いしておりイレギュラーへの対応ができていなかったが、RPAを導入したことでイレギュラーも含めて自動化できたという事例もございました。
従業員のモチベーションが下がらない
RPAで自動化する業務は、単純作業を繰り返すものが多くケアレスミスが起こりやすいと先述しましたが、もう１つ「モチベーションが下がる」というデメリットをもった業務でもあります。
単純作業をRPAで自動化することでより付加価値の高い業務・スキルアップに繋がる業務・コミュニケーションが必要な業務などを従業員に任せることができ、モチベーションアップに繋がるというメリットがあります。
時給換算するとRPAの方が安い
あくまで公文書のダウンロード業務（お客様に共有まで）のみで計算した場合ですが、ある事務所ではアルバイトスタッフへの賃金よりEzRobotの使用料の方が安いという事例がありました。
そのため公文書のダウンロードを自動化し、アルバイトスタッフにはより付加価値の高い業務・売上に繋がる業務をお願いし、結果的に事務所全体の生産性が向上したというケースになります。
RPAで業務を自動化することは人から仕事を奪うのではなく、人がやるべき仕事・人でしかできない仕事に集中できる環境を作ることに繋がります。
まとめ
「EzRobot」を導入いただいている社労士事務所にインタビューを行った結果、1番効果の大きかった自動化業務は公文書のダウンロードでした。
効果が大きい理由としては、実務的な面や従業員の精神面など様々な面でメリットが得られるという点が挙げられました。
実務的なメリット
- 業務の発生頻度が高い
- 自動化可能範囲が広い
- ケアレスミスが起きない
- イレギュラーへも対応できる
その他の面でのメリット
- モチベーションが下がらない
- コストを抑え、利益アップという生産性の向上
以上、今回は社労士事務所において効果の大きかった自動化業務についてご説明させて頂きました。
EzRobotは無償フルサポート（事前打ち合わせ、ご相談含む）・月額 税込44000円（社労士様特価）・無料トライアル有と、導入ハードルの低いRPAとなっております。
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