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雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑥ ～構想と入力フォーマットの完成～
投稿日:2020-12-19
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
この時点で、入力フォーマット（RPA用のExcelシート）はほぼ形になっており、
シナリオの組み方についても頭の中で大枠の構想が描けている状態になります。
最初は難しく感じるかもしれませんが、
回数を重ねるほど「この項目はこう扱う」「この順で処理すればいい」と
イメージが湧きやすくなっていきます。
すべてを1枚にまとめる必要はない
RPA用の情報は、必ずしも1枚のExcelシートに集約する必要はありません。
（もちろん、まとまっていた方が処理が早くなる傾向はあります。）
たとえば、手動でこの作業を行っている社労士事務所様の場合、
入力対象が以下のように複数社にまたがるケースも一般的です。
-
顧客（会社）A：4人
-
顧客（会社）B：6人
-
顧客（会社）C：2人
事業主情報は“別管理”でも問題なし
資格取得をしたい被保険者の情報が、
Excel上で横一列に並んでいると仮定した場合、
同じ構成で
-
事業主：住所
-
事業主：氏名
-
事業主：電話番号
を横一列に用意して処理することも可能です。
しかし実務では、
「事業主の情報は別の場所（別シートや別管理表）に記載している」
というケースの方が多いかと存じます。
事業主用のシートと顧客用のシートが別々に存在する場合でも、
変数や繰り返しを応用することで、
各事務所様のシート形式に合わせたロボットを組むことが可能です。
“入力する人の負荷”を最小にする
RPA用のシート作成に意識が向きすぎて、
普段の入力業務が大変になってしまっては本末転倒です。
入力者の負荷を最低限に抑えたフォーマット作成を意識しましょう。
運用上、たとえば
-
数字は全角ではなく半角で入力する
といった最低限のルール追加は発生するかもしれません。
最初はシート作成だけでも大変に感じ、
「今まで通りの方が楽」と感じる方もいらっしゃるかと思います。
ただ、一度作ってしまえば長期的に使い続けられる資産になります。
※弊社には既にひな型がございますので、
少し手を加えれば各社労士事務所様に合わせた形で使用可能です。
その際は弊社サポートスタッフがお手伝いさせていただきます。
成功事例に共通する姿勢
実際に業務改善に成功している社労士事務所様は、
RPAと向き合い、試行錯誤しながらチャレンジを重ねた結果として
成果につなげていらっしゃいます。
「今まではこれで回ってきたから、今後もこのままで大丈夫」ではなく、
未来を見据えて一歩ずつ整えていく印象を強く受けます。
「興味はあるけど、具体的にどう進めればいいかわからない」
という状態からスタートされる事務所様が大半です。
ぜひ、お手伝いをさせてください。
次回からはいよいよ、ロボット作成についてご紹介させていただきます。
EzRobotは社労士事務所向けに、非常に導入ハードルの低い製品となっております。
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