RPAコラムRPA-COLUMN
RPAによる、ファイルのフォルダ分けロボット
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は、事例紹介として「ファイルのフォルダ分けロボット」についてご説明させていただきます。
ファイルのフォルダ分けロボットとは？
専用ソフトやウェブサイト等からダウンロードしたファイルを、
会社ごとのフォルダや、カテゴリごとのフォルダに振り分けて保存してくれるロボットになります。
全ての業種において「フォルダ分けのロボット」の需要が高まっているように感じますが、特に社労士事務所様には重宝されるロボットの１つとなっております。
社労士業務において活躍する場面
社労士事務所様では、専用ソフト（社労夢・セルズ・オフィスステーションなど）から公文書をダウンロードし
その公文書を「会社毎、手続き毎等」の各フォルダに振り分けを行う。といった場面で活用されております。
つまり公文書ダウンロードのロボットと繋げて使用することで自動化の範囲を広げることが可能となります。
今回はそのフォルダ分けロボットの事例をいくつかご紹介させていただきます。
まず、フォルダ分けロボットは大きく分けて下記の2種類の方法がございます。
- ロボットで使用するフォルダを新たに作成し振り分ける方法
- 普段の業務で使用しているフォルダを探り、振り分ける方法
それぞれにつきまして解説をさせて頂きます。
ロボットで使用するフォルダを新たに作成し、振り分ける方法
普段の作業で使用しているフォルダが
「人間的な分け方、ロボットに不向きな分け方」の場合、こちらの方法で行います。
例えば
「あかさたな…」など五十音フォルダによって分けられている場合などです。
アールピーエー株式会社というフォルダがあったとして、
この会社名が「あ」行である という判断はロボットにはできません。
その為
この会社名は「あ」行である
この会社名は「か」行である
という定義付けを全会社分の数だけ行う必要があり、
条件分岐が膨大になりますので、新たに作成したほうが早く作成が進みます。
「アールピーエー株式会社」というフォルダを新たに作成し、その中にファイルを保存。
↓
もしすでにアールピーエー株式会社というフォルダが作成されていた場合には既存のフォルダに保存。
といった条件分岐を1つ作るだけで実現が可能です。
沢山の分岐を作成し、既存のフォルダを探る。
という方法よりも、効率的ではないでしょうか。
普段の業務で使用しているフォルダを探り、振り分ける方法
上記で挙げたケースのような定義付けが不要な場合には、こちらの方法が用いられます。
会社名でフォルダ内を検索し、
「アールピーエー株式会社」というフォルダを探し出し、
その中に保存するという方法です。
検索をかける際に、もしも
- 似た会社名があることで複数検索結果が出る
- 文字列の不一致で検索結果が出ない
ということが生じる場合には
「A or B」AまたはBを含むファイル
「＝～」名前が～と完全一致するファイル
といった検索式をうまく活用することによって、より正確に振り分けを行うロボットの作成が可能です。
まとめ
フォルダ分けロボットについて、2つの事例をご紹介させていただきました。
振り分けたいフォルダを探る過程に定義付けが必要かどうか？
によって作り方を工夫することが今回のポイントとなります。
こちらののロボットを「公文書取得のロボット」等の
「ファイル毎に対象のフォルダへ保存していく作業」がある場合、他のロボットと繋げていただくことで更なる効率化が可能となります。
ご参考になれば幸いです。
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