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RPAによる公文書取得の自動化⑤
投稿日:2021-01-03
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は、公文書取得ロボットで
「公文書を保存した“その後”の作業」まで自動化する例をご紹介いたします。
RPAによる公文書取得の自動化①で触れた内容を
ピックアップして詳しく記載したものになります。
公文書取得はあくまでスタート地点であり、
その先の業務もロボットにつなげることで、
さらに大きな業務削減効果が期待できます。
① 返戻・コメント通知の自動化
公文書と一緒に、返戻やコメント通知が届くことがあります。
これらは、
-
再申請が必要
-
内容修正が必要
といった「早く対応したい情報」ですので、
担当者ができるだけ早く気づける仕組みが重要です。
公文書取得ロボットの後段に、
-
返戻・コメントの有無を判定
-
あった場合のみ担当者へ通知
というロボットをつなげることで、
より“生産性の高い”ロボット構成にすることができます。
通知方法は、
-
EzRobotの「メール通知」機能
-
チャットワークなど外部ツールへの通知
など、事務所の運用に合わせて選択可能です。
② 公文書の印刷・PDF変換
顧問先へ提出するために、
-
XML形式のファイルをPDF化して保存する
-
紙に印刷してファイルに綴じる
といった運用をされている事務所様も多いかと存じます。
公文書取得ロボットで保存したフォルダから
対象の公文書を順番に取り出し、印刷やPDF変換を行う
という流れを組むことで、
この部分もロボットに任せることができます。
③ ファイル移動（ローカル → 共有サーバー）
社労夢では、公文書の保存先として
Cドライブなどのローカルフォルダしか指定できないため、
-
顧問先ごとにフォルダを作り、あとから整理する
-
社員全員で見られるよう、共有サーバーへ移動する
といった運用をされている事務所様がほとんどです。
ここで、
ローカルの保存フォルダ → 共有サーバーの顧問先別フォルダ
へ自動で振り分ける「フォルダ移動ロボット」を作っておくと、
非常にスムーズに運用できます。
②の印刷／PDF変換ロボットが完成していれば、
-
印刷またはPDF変換
-
変換済みファイルをローカルから共有サーバーへ移動
という一連の流れをロボットに任せることも可能です。
④ 顧問先への送信
手続き完了のお知らせと同時に、
公文書を顧問先へ送付している事務所様も多いかと思います。
②・③のロボットが完成していれば、
-
送信先リスト
-
送信文面テンプレート
を用意することで、
顧問先へのメール・チャット送信をロボットに行わせることができます。
もし、
「テンプレート文章でそのまま送りたくない」
という場合には、
-
ロボットには「下書き保存」までさせる
-
最後の送信ボタンだけ人間が確認して押す
といった運用も可能です。
利用するメールソフトやチャットツールは問いません。
送信画面を操作できるものであれば、基本的にRPAで対応可能です。
⑤ お知らせ・案内メールの自動送信
毎月1回など、定期的なお知らせメールや案内を
顧問先に送っている事務所様もいらっしゃいます。
④の「顧問先への送信ロボット」があれば、
この仕組みを応用することで、
-
毎月のお知らせ
-
キャンペーン案内
-
年末調整や年度更新のご案内
といった「顧問先への一斉送信業務」も
自動化することが可能です。
「顧問先に何かを送る」という業務は、
基本的に同じロボットを“使い回す”ことができます。
EzRobotは社労士事務所向けに、非常に導入ハードルの低い製品となっております。
- 初期費用０円（導入費用・追加費用・解約費用等一切無し）
- 契約は月毎更新（年間契約等の縛り無し）
- 社労士様特価あり（詳しくはお問い合わせください）
- 無償フルサポート（web会議やチャット、電話等の全てのサポートが追加料金無し）
- 簡単な操作性（PCスキルが低くても、操作が可能です）
- 無料トライアル（無料期間中に自動化を実現させ、効果を体感可能です）
- 専任RPAエンジニアがサポート対応（社労士業務の自動化経験が豊富です）
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