RPAコラムRPA-COLUMN
RPAによる公文書取得の自動化⑤～社労夢～
公文書取得の自動化を行った後に、更にその後の作業も自動化する例をご紹介させて頂きます。
①返戻・コメント通知
公文書と一緒に返戻やコメント通知が届く場合がございます。
その場合、手続きを再申請したり、修正したりしないといけないため、担当者としては早めに知りたい情報です。
返戻・コメントがあった場合に通知するというロボットを作り公文書取得ロボットにつなげることでより生産性の高いロボットに。
通知方法はEzRobotの機能にあるメール通知でも良いですし、チャットワークなどその他ツールでも可能でございます。
②公文書の印刷・PDF変換
顧問先に提出するために
・xml形式のファイルをPDF化する
・紙にする
という作業を行っている事務所様は多いかと存じます。
公文書取得ロボットにより、保存したフォルダから1つの公文書を選び、印刷orPDF変換という流れに繋げることができるので、こちらも自動化が可能です。
③ファイル移動
社労夢は公文書をCドライブなどローカルフォルダしか指定できないため
後になって確認できるよう、顧問先ごとにフォルダを作って保管している事務所様が多いです。
また、社員全員で共有するために共有サーバーの顧問先ごとのフォルダに移動させているという場合がほとんど。
フォルダ移動ロボットを作成し、そこではローカルから共有サーバーの顧問先ごとのフォルダに振り分けるという作成手順がスムーズに進みます。
②のロボットが完成していれば、印刷orPDF変換した上でローカルから共有サーバーのフォルダに移動するという流れが作成可能です。
④顧問先への送信
手続き終了したことのお知らせと一緒に公文書を送付している場合がございます。
②③のロボットが完成していれば、送信先リスト・送信文章のテンプレートを準備し、ロボットに送信させることが可能です。
テンプレート文章で送信したくない場合には下書き保存までを行わせるという方法で対処可能。
ツール問わずどんな送信方法も可能でございます。
⑤お知らせや案内の送信
月に一回など定期メールなどを送っている事務所様がございます。
④のロボットが出来ればそれを応用し、毎月のお知らせ・案内を自動化可能。
顧問先に何か送信するという業務はすべてこのロボットで使いまわしが可能でございます。
上記のような工程も、ある程度のパターンは既にシナリオとして作成済の状態ですので、各事務所様への導入の際には微調整のみで済むような形となっております。
「RPAを組む自信がない」といった方でも、弊社スタッフによりお手伝いさせて頂きますのでご安心ください。
RPAによるロボットを組む際には、上記のような工程や考え方が必要であり「ちょっと難しい」という印象を持つ方も少なからずいらっしゃるかと存じます。
RPAソリューションズのEzRobotでは、弊社にて作成済のシナリオを無料でダウンロードして微調整のみですぐに使うことが可能です。
是非、お気軽にお問合せください。
