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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑩
投稿日:2021-02-16
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑨」の続きを解説します。
氏名だけ残った「最後の1ピース」
これまでの内容の応用により、RPA用シートの作成はほぼ全て完成となります。
今回は最後のひとつ「氏名」について解説させて頂きます。
産前産後／育児休業等取得者申出書だけでなく、さまざまなシーンで入力することの多い「氏名」ですが、
「姓」と「名」を別々に入力するケース も多々あります。
「姓」と「名」をどう判別するか？
RPA上で考えると、転記元（今回で言えばRPA用シート）が最初から「姓」と「名」で分かれていれば、
そのまま変数に格納して貼り付けるだけで済みます。
しかし、1つのセルにフルネームが入っている場合、どのようにして「姓」と「名」を判別すれば良いでしょうか。
たとえば「田中太郎」という名前があったとして、人が見た場合は経験則に基づいて
-
姓：田中
-
名：太郎
と自然に判別できますが、理屈の上では
-
田中太／朗
-
田／中太郎
というパターンの可能性もゼロではありません。
「姓」も「名」も、どちらも文字数に決まったルールはありません。
このままでは、RPA上で正確な判定をするのはほぼ不可能 に思えます。
ルールを1つ決めて、RPAが扱える形にする
そこで今回は、人が入力する段階でルールを決める ことにしました。
氏名を入力する際は、「姓」と「名」の間に全角スペースを入れる
例）
-
田中 太郎
-
山本 花子
このルールさえ徹底できれば、「スペースの位置」で姓と名を切り分け られるため、
Excel関数で安全に「姓」と「名」を分解できます。
Excel関数で「姓」と「名」を分ける
RPA用シートでは、氏名を入力するセル（例：A4）に
「田中 太郎」のように 姓と名の間に全角スペース を入れておきます。
この状態で、以下の関数を使って「姓」と「名」に分割しました。
=IF(A4=””,””,LEFT(A4, FIND(“ ”, A4)-1))
=IF(A4=””,””,RIGHT(A4, LEN(A4)-FIND(“ ”, A4)))
-
1つ目の式：全角スペースまでを取り出して「姓」を抽出
-
2つ目の式：全角スペースより右側を取り出して「名」を抽出
このようにして、氏名をきれいに分けることができます。
氏名分解まで終われば、RPA用シートは「ほぼ完成」
ここまでの工程により、日付・基礎年金番号に続き、氏名もRPAがそのまま扱える形に分解 できました。
-
RPAは「分解済みのセル」を順番に変数へ格納
-
産前産後／育児休業等取得者申出書の各セルに、そのまま貼り付け
という、シンプルで分かりやすいロボット構成 にできます。
次回は、実際に稼働している動画をご紹介させて頂きます。
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