RPAコラムRPA-COLUMN
RPAのシナリオ作成を外注（又はテンプレート活用）する前に知っておきたいこと
投稿日:2021-04-13
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
RPAの導入を検討する際に
「できるだけ早く自動化したい」
「作る時間が取れない」
こうした事情から、テンプレ利用や外注を検討されるのは自然な流れです。
ただ、ここで一つだけ先にお伝えすると、テンプレ・外注は確かに“早い”反面、
運用フェーズで詰まりやすいポイントもあります。
今回は
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テンプレート化されたシナリオを利用する場合
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自社内でシナリオを作成する場合
それぞれのメリット・デメリットを整理し、
「外注（テンプレ）に進む前に知っておきたいこと」をまとめます。
そもそもRPAは「シナリオ（作業指示書）」が必要
RPAに作業をさせるには、必ずシナリオが必要です。
シナリオとは、ロボットに対して
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どの画面を開いて
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どこをクリックして
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何を入力して
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何を保存して
といった手順を、細かく指示した「作業の設計図」のようなものです。
そして、指示の出し方や見た目（操作画面）はRPA製品ごとに異なります。
そのため、一般的に
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シンプルで分かりやすい製品
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慣れるまで難しく感じる製品
に分かれます。
ただし、どれだけ“簡単”と言われる製品でも、
最初に業務を自動化するためには、ある程度の時間と労力は必要になります。
そこで登場する選択肢が、
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テンプレートシナリオを使う
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シナリオ作成を外注する
という方法です。
※なお、テンプレ・外注であっても「多少の修正」や「業務フローの整理」は必要になることが多いです。
テンプレ活用・外注で「自分で作らない」場合
メリット
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シナリオ作成の手間が少ない（実働までが早い）
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PCスキルに自信がなくても、一定範囲だけは自動化できる
導入直後に成果が出やすいのが最大の強みです。
「まず1本動かしてみたい」という場合には特に有効です。
デメリット
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テンプレに合わせて業務フローを寄せる必要がある
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テンプレがない業務は自動化できない
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修正・イレギュラー対応が自分でできない（外注だと都度費用が発生する場合も）
ここが、運用で詰まりやすいポイントです。
RPAは運用していると、操作先のシステム変更やアップデートにより、必ず
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画面が少し変わる
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入力項目が増える
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例外ケースが出る
といった“微調整”が発生します。
このとき自分で直せないと、止まる＝使えない、になりやすくなります。
自社内でシナリオ作成をする場合
メリット
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自社の業務フローに合わせて自動化できる
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自分で修正できる（外注せずに済む）
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テンプレがない業務でも自動化できる
RPAの本来の強みは「小回りが利くこと」です。
業務変更に合わせて“すぐ直せる”状態が作れると、RPAの費用対効果が大きくなります。
デメリット
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最初に手間がかかる（実働まで時間が必要）
ここは避けられません。
ただし、最初の手間を超えると、自動化が広がるスピードが一気に上がる事務所様が多い印象です。
実務上の分かれ道：「ピンポイント自動化」か「継続改善」か
一番大きな違いは、
テンプレ化された業務“以外も”自動化できるかどうか
だと感じています。
例として、「公文書を取得し、名前を付けて顧問先ごとのフォルダに保存するまで」を行うテンプレがあるとします。
この業務だけを“ピンポイントで”自動化したい場合は、
テンプレを使うことでスピーディーに成果を出せます。
ただし、次のような希望が出てきた瞬間に状況が変わります。
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保存後に、顧問先へメールを作成して添付し下書き保存までやりたい
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印刷まで自動化したい
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保存先のルールを顧問先ごとに変えたい
こうなると、テンプレに“追加の作り込み”が必要になります。
しかし実は、ここが難所です。
出来上がったシナリオ（特に他人が作ったもの）を読み解いて修正するのは、内容次第ではRPA経験者でも手間がかかります。
さらに、テンプレが存在しない別業務も自動化したくなった場合、
結局は自社で作るスキルが必要になります。
外注で作ってもらう方法もありますが、
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初期費用がかかる
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修正のたびに追加費用が発生しやすい
-
自動化を広げるほど外注依存が増える
という構造になりやすく、長期的にはおすすめしづらいケースが多いです。
まとめ：テンプレは“入口”として有効。ただし最低限は自社で直せる状態に
テンプレ利用（または外注）は、
**「その業務だけをピンポイントで早く自動化したい」**という場合には、とても効率的です。
一方で、複数業務に広げたい／運用しながら改善したい場合は、
最低限の修正ができる知識がないと、デメリットが大きくなります。
RPAは従来のシステムと違い、
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小さな業務でも自分で自動化できる
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仕様変更や業務フロー変更にも、すぐ対応できる
-
改善を積み上げるほど費用対効果が大きくなる
という“扱う側に回るほど強いツール”です。
その利点を活かすためにも、テンプレを使う場合でも
「少しずつ中身が分かる状態」を目指すことをおすすめします。
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