RPAコラムRPA-COLUMN
RPAのシナリオ作成を外注（又はテンプレート活用）する前に知っておきたいこと
EzRobotでは、弊社にて作成済のシナリオをダウンロードして使用できるというサービスを行っておりますが
それ以外にも作成の外注等、自社でシナリオ作成を行わずにRPAを使用しているというケースもあるかと思います。
今回は
・テンプレート化されたシナリオ利用する場合
・自社内でシナリオを作成する場合
のそれぞれのメリット、デメリットについてご紹介させて頂きます。
まず、RPAに自動で作業をさせるには、シナリオと呼ばれる「作業内容の詳細な指示」を作成する必要があります。
その際の指示の出し方や、デザインなどが製品により変わってきます。
それにより、シンプルなものや複雑なもの、簡単と言われる製品や難しいと言われる製品に分かれてきます。
ですがいくら“簡単”と言われているRPA製品でも、やはり最初にシナリオを作成して業務を自動化するためには、多少なりとも時間と労力を必要とします。
しかし、よりその手間を削減するために
・テンプレート化されたシナリオを利用する
・シナリオ作成を外注する
といった選択肢もございます。
※多少の修正や、RPA用に業務フローを合わせるという手間は必要になります
それにより
・RPA導入の際にテンプレートのシナリオを利用した方がいいのか？
・それとも1から自分でカスタマイズしてシナリオを作成していく方がいいのか？
と迷われている方もいらっしゃると思います。
自分でシナリオを作成しない場合（テンプレート使用や外注の場合）
メリット
・シナリオを作成する手間がかからない（実働までが比較的に早い）
・PCスキルが無くてもある程度は自動化ができる
デメリット
・テンプレートに合わせた業務フローに合わせる必要がある
・テンプレートがない業務は自動化出来ない
・修正が自分でできない。イレギュラー対応ができない。（外注すると毎回料金が発生する場合も）
自分でシナリオ作成をする場合
メリット
・自社の業務フローで自動化できる
・自分で修正ができる（外注しなくて済む）
・テンプレートのない業務でも自動化可能
デメリット
・シナリオ作成の手間がかかる（実働まで比較的に時間がかかる）
ある程度は自分で組めるよう把握をした方が効率が良い
それぞれのメリット・デメリットを簡単にまとめると上記の内容になります。
個人的な意見ですが、一番大きな違いは「テンプレート化された業務以外も自動化できるかどうか？」という点だと思います。
例えば「公文書を取得し、名前を付けて顧問先ごとのフォルダに保存するまで」を行うテンプレート化されたシナリオがあったとします。
「公文書を保存するまで」をピンポイントで自動化したい！という方の場合、このシナリオを使うことでスピーディーに自動化可能です。
ですが、保存した後に「各クライアントにメールを作成して公文書を添付して下書き保存までさせたい」、もしくは「印刷をかけるところまで自動化したい」というような追加の希望があった場合、テンプレート化されたシナリオに追加で加えていく必要があるため、自分でシナリオを付け加える必要があります。
しかし、既にできあがったシナリオ・他人が作ったシナリオを解読し、修正したりそこに手を加える、というのは内容次第ではRPAエンジニアでもそれなりに手間のかかるものです。
また、「公文書を取得し、名前を付けて顧問先ごとのフォルダに保存するまで」以外の業務も自動化を考えられている場合
そもそもテンプレートが無いため自分でシナリオを作成するスキルが必要となります。
テンプレート化が無い業務に関しては外注でシナリオを作成してもらう手もありますが、最初にある程度の費用がかかりますし、修正するたびに追加料金が発生するのであまりお勧めはできません。
まとめ
“ピンポイントでその業務だけを自動化したい”という場合に限り「テンプレート化されたシナリオを利用する」という選択肢は効率的な手段ですが、そうでない場合はやはり自社内でシナリオの修正等をする最低限の知識はないと、デメリットの方が多くなります。
1つの業務だけでなく多岐にわたる業務自動化を図ることでRPAの費用対効果は大きくなっていきますので、機能について覚えたり、自身で組んでみるという取り組みをオススメ致します。
実際に、自社内で作成を行っている会社様の方がスムーズに業務効率化が進んでおります。
RPAの良さは従来のシステムとは違い、ちょっとした業務でも自分で自動化出来る、仕様変更や業務フローの変更があった場合でも即修正ができる、など小回りが効く点です。
そのようなRPAの利点を活かすためにも、是非RPAという新しいツールを扱う側になっていただけましたら幸いです。
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