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RPAで特定のファイルを選択し印刷する方法

RPA 社労士 076

こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。

今回は、RPA(EzRobot)で特定のファイルを選択し、印刷する方法

について解説させて頂きます。

特定のファイルを選択・印刷する業務とは?

例えば、公文書をダウンロードした後、

その中から
顧問先に送付または自社フォルダに保存が必要なものだけ
を選び、PDF化もしくは印刷する、

といった場面でよく使用されます。

公文書ダウンロードを自動化した後に作るロボット
として非常に需要が高くなっているロボットです。

ファイルの選択方法

印刷するファイルの選択はエクスプローラー内での検索を使用することで可能になります。

例えば「ファイル名A~Dまでの4つのファイルの中からBのファイルを選び、印刷したい」という場合は、エクスプローラー内でBのファイル名を検索(Ctrl+F)し、選び出します。

AやCにも記載されている文字を使用してしまうと検索時に複数ヒットしてしまうため、Bのファイルにしかない文字列で検索する必要があります。

場合によっては以下のような検索式を使用するとうまく選択できます。

名前:~        名前に~を含むファイル

名前:=~     名前が~と完全一致するファイル

社労士業務(公文書業務)における作成手順

公文書の場合は手続きごとに印刷したいファイルの種類・数が異なりますので、

Excelで「手続き」「印刷したいファイル名」を表にして用意する必要があります。

雇用保険の手続きを例に挙げると、

A列 ファイル名1 ファイル名2
雇用保険資格取得 決定通知書  
雇用保険資格喪失 離職票―1 離職票-2

という記載をします。

このように表で印刷したいファイル名を管理しておくことにより

① 印刷したいファイル名1~Xを変数に格納

② 格納したファイル名を用いてエクスプローラー内を検索

③ 検索結果のファイルを印刷

という流れで作成が可能になります。

複数ファイル名がある場合

複数ファイル名がある場合には~Xまで②③を繰り返し行い、すべてのファイルを印刷していきます。

用紙の選択やプリンターの選択、両面印刷など手続きごとに印刷方法も異なるという場合にはこの表に印刷方法の記載もしておくことで

条件分岐(変数の分岐)を用いてその手続きに合った方法で印刷することが可能です。

ご使用の社労士ソフトによっては
印刷したいファイルだけを選んでダウンロード
ができるものもあります。

その場合エクスプローラー内で検索をかけるという工程をスキップできますので、必要なファイルだけダウンロードするようにレシピを調節していただくと効率的です。

まとめ

今回は特定のファイルを選択して印刷する方法についてご説明させていただきました。

「手続き」「印刷したいファイル名」をExcelで管理しておくことが、印刷したいファイルを選び出す上で重要なポイントになります。

ご参考になれば幸いです。

 

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