RPAコラムRPA-COLUMN
おすすめの「公文書取得」自動化手順
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は、公文書取得の自動化手順をご紹介させて頂きます。
多くの社労士事務所が自動化する「公文書取得」
EzRobotを導入いただいている多くの社労士事務所様で
1番最初に自動化される業務が公文書取得になります。
公文書取得の自動化は、下記の様にEzRobotの導入効果が得られやすいのが特徴です。
- 毎日ある業務→業務時間削減効果が大きい
- 手順が決まっている業務→EzRobotで自動化し易い
- 返戻などの見落としも解消できる→業務の精度があがる
また、公文書取得の自動化において特徴がもう1点あります。
それは社労士ソフト（セルズ、社労夢、オフィスステーションなど）内での操作は事務所によって違いはないが、
ダウンロード以降の業務工程は事務所毎に様々という点です。
最終ゴールを決める
公文書の自動化をスタートする際には
「最終的にどういう形で自動化をするのか」
を予め決めておく事が重要です。
つまり、
社労士ソフトからダウンロードした以降の業務工程を決めていくこと
がメインになります。
下記は事前に決めて頂く代表的な項目になります。
- フォルダ名変更のルール
- 公文書の保存先フォルダ
- 返戻の場合はどうするか
- お客様にどういう方法で共有するのか
- 毎日何時にEzRobotを稼働するのか
※その他に社労士ソフト毎に決める事項等もございます。
例
セルズの場合
取得の際にコメントを残すのか
オフィスステーションの場合
青チェック欄などはEzRoboto用に使用可能か 等
優先順位を決める
自動化の最終ゴールを決めたら、次に優先順位を決めます。
というのも、最初から全てを理想の形で自動化しようとすると、
それなりの時間と手間がかかってしまいます。
そこで
自動化の優先順位を決めて、
段階的に自動化の範囲を広げていくこと
をEzRobotでは推奨しています。
そうすることで得られるメリットとして下記が挙げられます。
- 例え少ない範囲でもスピーディーに自動化を実現し導入効果を出す
- 通常の社労士業務と並行してシナリオ作成をする担当者の負担を軽減することができる
- 段階を踏んでシナリオ作成することで、担当者の作成スキルの定着に繋がる
※シナリオとは・・・RPAが実行する処理の流れを記した「作業手順書」
無理なく計画的に自動化を進めていく
業務を効率化し負担軽減するためのRPA導入が、
シナリオ作成のせいで負担を増やしてしまっては本末転倒です。
そのため導入する前段階での準備・計画が大事になります。
- 何を自動化するのか
- どういう業務手順で自動化するのか
- いつまでにどこまで自動化をするのか
そして上記のような計画を立てるためには、
やはりRPAのノウハウが必要になってきます。
EzRobotでは機能への問い合わせだけでなく、
- 業務の自動化可否の判断
- 自動化方法の提案
- 自動化計画の作成
など、全て無料で行っております。
また、EzRobotは
- 月額4万円（社労士様特価）
- 無料トライアル有
- 無償フルサポート
など、導入ハードルの低いRPAとなっております。
「RPAについて詳しくないが、どのような効果が見込めるのか？どんな業務が自動化できる？どうやって使うの？」
など、
少しでも興味を持って頂けましたら、お気軽にお問合せください。
社労士様の業務自動化経験が豊富なRPAエンジニアが、webミーティングやお電話等にてご説明させて頂きます。
