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RPAによる公文書取得の自動化⑧
投稿日:2021-01-06
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は、公文書取得フローのうち
「③ 会社ごとのフォルダに振り分け」 の部分について解説させて頂きます。
人が手作業で行う場合は、例えば次のような流れです。
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対象ファイルを「切り取り」
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貼り付けたい会社フォルダを開く
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フォルダ内に「貼り付け」
これをRPAでそのまま再現しようとすると、
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フォルダを探すための検索
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フォルダを開く操作
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ペースト操作
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それぞれに必要な待機（秒数）設定
といった指示が必要になり、どうしても
1件あたり 7〜10工程＋待機時間で合計15工程前後 になりがちです。
工程を減らす発想：フォルダパスを「作って」移動する
RPAシナリオを作成する際は、
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後から見たときに分かりやすいか
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ロボットの稼働時間を短くできるか
という観点から、工程数はできるだけ少なくすることをおすすめしています。
EzRobotには「ファイル移動 / フォルダ移動」という機能があり、
指定したファイル（フォルダ）を、
指定したフォルダパスへ一気に移動する
ことができます。
ただし、顧問先ごとにフォルダパスが異なるため、
そのままでは「どの会社のどのフォルダに移動するか」が指定できません。
そこで登場するのが Excel＋関数 です。
Excelで「会社ごとのフォルダパス」を自動生成する
公文書をダウンロードする際、
ロボットはすでに 会社名を変数に格納 しています。
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変数に格納した会社名をExcelのA列に書き込み
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関数で「その会社用のフォルダパス（B列）」を自動生成
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生成されたフォルダパスをロボットが読み取り、「フォルダ移動」アクションで一気に移動
という流れにすることで、
本来なら 7〜15工程かかりそうなフォルダ移動が、
「ファイル移動／フォルダ移動」＋α程度のシンプルな工程 に圧縮できます。
ついでに必要な情報を一緒に管理する
会社ごとのフォルダパスを管理するExcelには、あわせて
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手続き名
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従業員名
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「名前を付けて保存」に使うファイル名のルール
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その他ロボット実行に必要な付加情報
なども一緒に持たせておくことができます。
これにより、
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フォルダ移動
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ファイル名の命名
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後続処理で参照する各種情報
といったものを、すべてExcelから一括で引き出す設計が可能になります。
Excelを「頭脳」として使う発想
今回のケースも、
などでご紹介した内容と同様に、
RPAの途中にExcelを挟むことで、複雑な判断や文字列処理を実現している例 です。
RPAで繰り返し処理を行う場合、
「繰り返すたびに違う情報（今回だと会社名など）を参照したい」
という場面では必ず「変数」を使いますが、
そこに Excel関数を組み合わせることで、
情報をかなり自由に加工・生成できる ようになります。
RPAだけで完結させようとしない
RPAソフトが高機能になるほど、
「RPAの機能だけで何とかしよう」と考えてしまいがちで、
「この機能がないからできない」
「RPAだけでは限界がある」
といった行き詰まりを感じるケースも少なくありません。
しかし実際には、
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Excel
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社労士ソフト
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ブラウザ
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その他の外部ツール
などを 積極的に組み合わせること が、
現場の業務を無理なく自動化していく近道です。
今回の会社別フォルダ振り分けも、
「RPA × Excel」の組み合わせで、
よりシンプルでメンテナンスしやすいロボットにすることができました。
EzRobotは社労士事務所向けに、非常に導入ハードルの低い製品となっております。
- 初期費用０円（導入費用・追加費用・解約費用等一切無し）
- 契約は月毎更新（年間契約等の縛り無し）
- 社労士様特価あり（詳しくはお問い合わせください）
- 無償フルサポート（web会議やチャット、電話等の全てのサポートが追加料金無し）
- 簡単な操作性（PCスキルが低くても、操作が可能です）
- 無料トライアル（無料期間中に自動化を実現させ、効果を体感可能です）
- 専任RPAエンジニアがサポート対応（社労士業務の自動化経験が豊富です）
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