RPAによる被扶養者給与等支払証明書作成の自動化①

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RPAによる被扶養者給与等支払証明書作成の自動化①

投稿日:2021-01-13
社労士　RPA　27

こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。

今回は、「被扶養者給与等支払証明書作成」をRPA（EzRobot）で自動化した事例をご紹介します。
社労夢を例にしていますが、SmartHR・セルズ・オフィスステーション・給与奉行など、さまざまなソフトでも応用可能な考え方です。

被扶養者給与等支払証明書作成業務とは

対象事業所の「被扶養者の給与支払証明書」を作成するにあたり、
人が手作業で行う場合、一般的には次のような流れになります。

社労夢にログイン
給与・賞与のテキストデータ（CSV）を作成
被保険者基本情報を表示（従業員の住所確認のため）
②と③を見ながら、証明書フォーマット（Excel）に必要情報を手入力
④を人数分繰り返す

単純な作業に見えますが、人数が増えるほど手間とミスのリスクが大きくなります。

RPAで自動化する際の全体イメージ

今回作成したロボットの大枠は、次のような構成です。

Excelから「作業対象の事業所名」と「対象期間」を参照
社労夢にログイン
給与・賞与のテキストデータ（CSV）を出力
被保険者基本情報のテキストデータ（CSV）を出力
以降はExcel内で集中的に処理

Excel上での処理フローは以下の通りです。

「給与・賞与テキストデータ」から、証明書に必要なデータだけを抽出・加工
1人分の給与・賞与データを変数に格納
対象者の住所を「被保険者基本情報のテキストデータ」から取得し、変数に格納
給与等支払証明書のExcelフォーマットへ自動入力
②〜④を、データがなくなるまで繰り返し

ロボット自体の考え方は決して難しくありませんが、
工程数が多くなるため、構成と管理のしやすさがとても重要になります。

ロボットを見やすく・保守しやすくする工夫

今回のロボットでは、後から見ても分かりやすいよう、次のような整理を意識しています。

なぜ整理が重要か

テストや修正のポイントを素早く把握できる
将来のメンテナンス時に、構造の再理解にかかる時間を短縮できる
作成者以外のメンバーでも、流れを追いやすくなる

過去に作ったロボットの「細部までの動き」を、
数カ月後も完全に覚えていることはほぼありません。
だからこそ「ぱっと見で流れがわかる」設計が効いてきます。

EzRobotで使える整理用の機能

EzRobotには、シナリオを見やすく保つための機能がいくつか用意されています。

コメント機能
- 行ごとに「この処理で何をしているか」をメモしておく
インデント・折りたたみ
- 条件分岐や繰り返しの中身を階層的に見せて、全体像を把握しやすくする
色分け
- 「社労夢操作」「Excel処理」「ファイル出力」など、パートごとに色を変えて視認性を上げる
グループ化機能
- 関連する処理の塊をひとまとめにし、コンパクトに表示する
ロボット実行（別ロボットの呼び出し）
- 大きな処理を小さなロボットに分割し、「親ロボット」から呼び出す構成にする

どの機能をどこまで使うかに正解はありません。
チームの好みや、シナリオの規模に合わせて、見やすい形に整えていくのがおすすめです。

まとめ

今回は、EzRobotを使った「被扶養者給与等支払証明書作成」の自動化事例のうち、
全体の流れとロボット設計時の考え方にフォーカスしてご紹介しました。

ポイントは次の3つです。

手作業フローを「RPA視点」で分解し、工程を洗い出す
社労夢からはデータ出力までに留め、集計・整形は極力Excel側で実施する
コメント・色分け・グループ化などを活用して、「見れば分かる」ロボット構成にする

次回のコラムでは、実際にこのロボットを組んだ際の、
具体的なシナリオ構成やExcel側の工夫について解説していきます。

次回コラムへ

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