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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化①
投稿日:2021-01-18
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は、
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「産前産後休業取得者申出書変更（終了）届」
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「育児休業等取得者申出書（新規・延長）終了届」
この2種類の書類作成を、RPAで業務自動化したケースをご紹介いたします。
対象となる2つの申出書
まずは対象となるExcel帳票を確認します。
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「産前産後休業取得者申出書変更（終了）届」をExcelで開いた画面
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「育児休業等取得者申出書（新規・延長）終了届」をExcelで開いた画面
多少の違いはあるものの、レイアウトや入力項目はよく似ています。
実務ではセットで使用することが多く、動作内容もほぼ共通なため、
今回のロボットはこの2つの帳票をまとめて自動化する前提で設計しました。
ロボット全体の流れ
今回作成したロボットの大枠は、次のとおりです。
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RPA用Excel（入力元）から情報を参照し、変数に格納
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「産前産後休業取得者申出書変更（終了）届」または「育児休業等取得者申出書（新規・延長）終了届」に入力
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入力が終わったら、指定のフォルダへ保存
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対象人数分だけ、①〜③を繰り返し実行
必要なファイルは、
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RPA用Excelシート（入力元）
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各申出書のExcel帳票（入力先）
の２種類だけです。
「ものすごく膨大な作業ではないけれど、地味に手間と集中力を持っていかれる」
――そんな業務ほど、RPAによる自動化の効果が大きくなります。
今回のケースでも、すでにRPAによる完全自動化に成功し、日々の負担軽減に大きく貢献しています。
社労士専用ソフトとの連携も可能
今回は説明しやすいようにすべてExcel内で完結するパターンとしてご紹介しましたが、実際には、
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事業所情報
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従業員情報
などを、
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社労夢
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SmartHR
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セルズ
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オフィスステーション
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給与奉行
といった社労士専用ソフトから取得し、RPA用Excelへ自動転記したうえで申出書に反映させる、といった構成にすることも可能です。
こだわったポイントは「RPA用Excel」と「〇をつける動作」
今回のロボット作成で、特にこだわったのは次の2点です。
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RPA用Excelのフォーマット設計
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申出書内の「〇（丸）」をつける動作の実装
RPA用Excelのフォーマット設計は、過去のコラムでもたびたび登場しているとおり、今回のロボットでも必須かつ重要な要素です。
今回は、次の4つのシートで構成しました。
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「RPA産休育休リスト」
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「事業者情報」
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「産休育休リスト変換」
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「丸」
非常に完成度の高いRPA用Excelシートが整い、
今後のさまざまな業務自動化にも応用できる「型」になっています。
このRPA用Excelには、いろいろな自動化に横展開できるアイデアが詰まっているため、
理解が進むと
「この仕組みを使えば、あの書類も、この書類もRPAで作れそうだ」
というイメージを持っていただけるはずです。
後続のコラムで、それぞれのシート内容をもう少し細かく分解して解説していきます。
次回予告：〇をつける動作の自動化
次回のコラムでは、今回のロボットのもう一つのポイントである
「申出書内の該当箇所に〇をつける動作」
について、具体的な考え方と実装イメージをご紹介いたします。
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