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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化④
投稿日:2021-01-21
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化③」の続きを解説させて頂きます。
Excelの情報を変数に格納する流れ
ロボットの基本的な動きは、
Excel内の情報を変数に格納 → 入力先に値を貼り付け
という流れになります。
この「変数に格納」という処理を行う際に使用するのが、EzRobotの
データ取込（リスト一括取り込み）
という機能です。
※「雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑦」でも触れている機能です。
「1行目＝変数名」として扱う仕組み
リスト一括取り込みを使うとき、EzRobotでは
「1行目を変数名として使用する」
という指定ができます。
つまり、Excelの1行目に書かれている文字列が、そのままRPA側での「変数名」として扱われます。
ここで注意が必要なのが、セル結合です。
-
A1～H1を1つのセルに結合してしまうと
-
RPA側から見ると「1つの変数名」としてしか認識できない
その結果、**ひとつひとつのデータを個別に認識できなくなってしまいます。
そこで今回のシートでは、セル結合を使わず、1列ごとに別々の変数名を振る 形にしています。
事業所整理記号・郵便番号を「1桁ずつ」分ける理由
実際の設定例は次の通りです。
-
A1：事業者整理記号1
-
B1：事業者整理記号2
-
C1：事業者整理記号3
といった形で、1桁ごとに別の変数名 を設定します。
郵便番号についても同様です。
-
I1：事業所郵便番号1
-
J1：事業所郵便番号2
というように、1マスずつ名前を振っています。
こうして1行目の情報をすべて「変数名」として扱い、
2行目以降の値を丸ごと一括で変数に格納 するのがポイントです。
帳票側のレイアウトと1セルずつ対応させる
ここまで細かく分割している理由は、入力先の帳票側のレイアウト にあります。
例えば、申出書側の該当箇所を見ると、
-
事業者整理記号
-
事業者所在地の郵便番号
-
事業者所在地の電話番号
-
個人番号（基礎年金番号）
-
被保険者氏名
-
被保険者生年月日
-
出産予定年月日
といった項目が、すべて1マスずつバラバラに分かれて配置 されています。
そのため、
「Excel側も1マス＝1変数名」になるように分割しておく
ことで、
-
リスト一括取り込みで変数へ格納しやすい
-
帳票の各セルへ、対応する変数をそのまま入力しやすい
という、RPA向きのきれいなマッピング が可能になります。
このように、
「Excelの1行目をどう設計するか」＝「RPAで扱いやすい変数設計」
という視点でフォーマットを作っておくことが、産前産後・育児休業等申出書の自動化をスムーズに進めるポイントになります。
EzRobotは社労士事務所向けに、非常に導入ハードルの低い製品となっております。
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