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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑤
投稿日:2021-01-22
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
今回は「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化④」の続きを解説させて頂きます。
事業者情報は最初からRPA用フォーマットに
「② 人が入力する用のシート（事業者情報）」については、
そもそも入力の頻度が少なく、
-
一度入力してしまえば基本的に使い回せる内容
であるため、最初からRPA用の形式で入力する前提にしました。
一方で、従業員情報はそうはいきません。
対象者ごとに名前も生年月日も毎回変わるため、
-
最初からRPA用に細かく分割して入力させる
という運用にしてしまうと、人の手間が増えて本末転倒です。
RPA導入の目的はあくまで「業務自動化・業務効率化」ですので、
作業者の負担はできる限り減らした形にしたいところです。
①をRPA用に変換する中間シートを用意
そこで登場するのが、
③ ①をRPA用に変換するシート
です。
このシートは、
-
①のシートに人が入力した情報を
-
産前産後／育児休業等取得者申出書のレイアウトに合わせて
-
そのままコピー＆ペーストできる形に分解しておくためのシート
という位置づけになります。
②のシートと同様に、③のシートでも
-
1行目に変数名をひとつずつ割り振り
-
RPA側から「リスト一括取り込み」で扱いやすくする
という設計にしています。
日付などの情報を細かく分解しておく
③のシートは、申出書のフォーマットに合わせて、セル単位で値を分けた構造になっています。
例えば、日付の場合は、
「令和2年9月1日」
という1つの情報を、
-
令和
-
2年
-
9月
-
1日
という形で4つの情報に分解して持たせます。
こうしておくことで、
-
Excel側では人が入力しやすい形（①）
-
RPA側では帳票にそのまま流し込みやすい形（③）
の両立ができるようになります。
社労士専用ソフトから直接取るパターンでも活用可能
「すでに社労士専用ソフトに情報があるから、わざわざExcelに貼り付けたくない」
と感じた方もいらっしゃるかもしれません。
その場合でも、
-
ロボットが社労士専用ソフトから値を取得
-
いったんExcelに貼り付けて③のシートで分解
-
申出書の入力先に貼り付け
という流れを組めば、同じ考え方で自動化が可能です。
社労士専用ソフト上でも、生年月日・基礎年金番号などの情報は、
「ひとまとまりの文字列」として格納されていることが多いため、
-
最終的に申出書フォーマットに合わせて分解する工程は必須
-
その中継地点として Excel を一度挟む
という設計が、結果的に一番扱いやすくなります。
次回コラムでは、ロボットの話というよりはExcelの話になりますが、
①のシートのデータを、どのようにしてRPA用に分解しているのか
を、具体的なシート構成・関数の考え方も含めて解説させて頂きます。
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