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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑥
投稿日:2021-02-01
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑤」の続きを解説させて頂きます。
今回は、「どのようにしてRPA用のシートを作成していくか」 という内容です。
人が入力するシートと申出書フォーマットのギャップ
まず、人間が入力する日付などのシートは、
1行に「出産予定日」「開始日」などがまとめて1項目として入力されている形式です。
（※社労士専用ソフトから日付を取得することも可能です）
一方で、入力先となる
「産前産後／育児休業等取得者申出書」のExcelフォーマットは、
-
年
-
月
-
日
のように、セルがバラバラに分かれている項目が多く存在します。
生年月日や出産種別などの「〇」をつける動作については、
すでに「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化②」で解説済みのため、本稿では割愛します。
RPA用シートを作る目的
このギャップを埋めるために作るのが、
**「RPA用のシート」**です。
RPA用シートでは、
-
入力元となる「人が入力するシート」の値を受け取り
-
申出書フォーマットのレイアウトにそのまま貼り付けられる形に分解しておく
という役割を持たせます。
イメージとしては、
「人が入力しやすいシート」と
「RPAが扱いやすいシート」を分ける
という構造です。
例：出産予定日を分解するイメージ
例えば「出産予定日」を例に取ると、
人が入力するシート側では次のように1セルにまとめて入力します。
-
例：
2024/05/10あるいは令和6年5月10日
これをRPA用シートでは、次のように複数セルへ分解します。
-
元号（令和など）
-
年
-
月
-
日
といった形で、申出書の各セルに対応するように分けておくイメージです。
この状態まで作り込んでおけば、RPA側の動作は非常にシンプルになります。
RPA側の動きがシンプルになるメリット
RPA用シートが整っていれば、ロボットの処理は
-
RPA用シートの情報を一括で変数に格納
-
産前産後／育児休業等取得者申出書のExcelに順番に転記
というだけのシンプルな流れで済みます。
その結果として、
-
ロボット稼働時間（処理時間）の短縮
-
シナリオの行数削減・見通しの良さ
-
後からのメンテナンスが簡単になる
といったメリットが得られます。
手間がかかるのは最初にRPA用Excelシートを設計する時だけで、
一度形を作ってしまえば、あとは長く使い回せる資産になります。
次回予告：実際のExcel関数の組み方
次回のコラムでは、
-
日付やコードをどのようなExcel関数で分解しているのか
-
具体的にどのセルからどのセルへ変換しているのか
といった、RPA用シートの中身（関数レベル）について解説させて頂きます。
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