産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑧

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産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑧

投稿日:2021-02-010
社労士RPA041

こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。

今回は「産前産後／育児休業等取得者申出書をRPAにより自動化⑦」の続きとして、

RPA用シートで分解した日付情報の活用
基礎年金番号を社労士専用ソフトから取得する流れ

この2点についてご紹介します。

RPA用シートで分解した日付をそのまま貼り付け

前回までの工程により、RPA用シート上では、たとえば出産予定日の1つの日付が次のように分解されています。

G2：令和
K2：0
L2：1
M2：0
N2：9
O2：0
P2：1

これらをEzRobot上でそれぞれ変数に格納することで、
産前産後／育児休業等取得者申出書の各セルへ「そのままペースト」できる状態になりました。

RPA側は「G2～P2を決められた順番で貼り付けるだけ」で済むため、
シナリオはシンプルになり、処理も安定しやすくなります。

すべての日付項目を同じ要領で整理する

日付関連の項目は、同じロジックで量産できます。たとえば以下のような項目です。

出産予定日
産前産後休業開始予定日
産前産後休業終了予定日
出産日
変更後出産予定日
変更後産前産後休業開始日
変更後産前産後休業終了予定日
産前産後休業終了日
養育開始年月日（実子以外）
育児休業等開始日
育児休業等終了予定日
延長育児休業等終了予定日
育児休業等終了日

一度「日付を元号・年・月・日→十の位／一の位に分解する」型を作ってしまえば、
あとは参照元セルを変えながら横展開するだけで、すべての項目に対応できます。

この考え方は、今回の申出書に限らず、

生年月日
申請日
賃金対象期間の日付

など、「転記元と転記先の形式が違う」場面でも、そのまま応用可能です。

基礎年金番号は「RPA動作中に取得する」設計

続いて「基礎年金番号」の扱いについてです。

今回は、あらかじめExcelに基礎年金番号を入力しておくのではなく、

RPA実行中に社労士専用ソフトを開く
対象者の基礎年金番号を取得
RPA用シートにペースト
その後、申出書の該当欄に転記

という流れで自動化しています。

このときも、RPA用シート側では「申出書のマス目構成」に合わせて基礎年金番号を分解しておきます。
（日付と同様に、1桁ずつに分けておくイメージです）

こうしておくことで、

取得元（社労士専用ソフト）は将来変わってもよい
申出書側のレイアウト変更にも対応しやすい
別の帳票で基礎年金番号を使い回すことも簡単

といったメリットが得られます。

基礎年金番号の分解方法については、次回コラムで詳しく解説します。

まとめ：Excelで「RPA用の下ごしらえ」をしてから、RPAで流す

今回のポイントは次のとおりです。

日付は「元号・年・月・日」をさらに1桁ずつに分解しておくと、RPAからは転記するだけで済む
同じ分解ロジックを使えば、申出書内の全ての日付項目を一括で整理できる
基礎年金番号も、RPA稼働中に社労士専用ソフトから取得 → RPA用シートに分解 → 申出書へ転記という流れが有効

RPA側のシナリオをシンプルに保つためには、Excel側で「RPA用の下ごしらえ」をしておくことが重要です。
この考え方を押さえておくと、他の帳票・他の業務にも応用しやすくなります。

次回コラムへ

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