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社労士RPAは“セミオート”で広がる｜自動化業務を増やすコツ
投稿日:2021-06-18
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
以前のコラムにて「自動化業務を増やすポイント」として、次の2点をご紹介しました。
① RPAが扱える情報を増やす
FAX（紙）やPDFなど、“そのままではRPAが扱いづらい情報”を、OCR（画像の文字を読み取り、テキストデータに変換する技術）でデータ化する。
または、紙／PDFでのやり取りをExcelやCSVに切り替え、RPAが操作できる情報を増やす、という考え方です。
② 業務の標準化
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業務フローを揃える（明確なルールを決める）
-
フォーマット（形式）を揃える
-
使うツールをなるべく絞る
標準化を進めるほど、自動化はしやすくなります。
さらに自動化を増やすために：「フルオート」ではなく「セミオート」
ここまでやってもなお、
「もっと自動化を増やしたい」
「自動化できそうな業務が頭打ちになってきた」
というタイミングが来ることがあります。
そこで今回ご紹介したいのが、
**“フルオートではなく、セミオート（部分的な自動化）”**という考え方です。
「2割できない」で止めるのは、もったいない
業務をRPAで自動化しようとすると、どうしても途中で
-
人の判断が必要
-
人が最終確認をした方が安全
-
例外処理だけは人の手でやりたい
という場面が出てきます。
このとき、業務フローとして
7〜8割はRPAでできるが、2〜3割は人が必要
というケースは珍しくありません。
しかしここで、
「完全に自動化できないなら、この業務は対象外」
と判断してしまうと、自動化が増えにくくなります。
実際、RPAで大きく効率化できている企業様ほど、
この“部分的な自動化”に積極的です。
セミオートの基本形：「止める→人が入る→再開する」
RPAには、セミオートを実現するための使い方があります。
たとえば、
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RPAが作業を進める
-
判断ポイントで一時停止し、担当者にアラートを出す
-
人が確認・判断・必要なら手作業
-
RPAを再開し、残りを処理する
という運用です。
この形にすると、
-
“判断だけ人”に寄せられる
-
全体としての処理時間が大幅に短くなる
-
例外が出ても止まりにくい
といったメリットが出ます。
セミオートにすると「自動化候補」が一気に増える
フルオートだけを狙うと、どうしても
-
例外が多い業務
-
判断が入る業務
-
最終チェックが必要な業務
は対象外になりがちです。
しかしセミオートを前提にすれば、
-
事前準備まではRPA
-
入力・転記まではRPA
-
最終確認だけ人
-
送付や保存、ログ作成はRPA
といった設計が可能になります。
結果として、今まで自動化の対象に入っていなかった部門業務や、
“人が絡むから無理”と思っていた業務も候補に入ってきます。
まとめ：フルオートをやり切ったら、次はセミオートが伸びる
「フルオートで回る業務」は確かに理想です。
ただ、フルオートだけにこだわると、自動化範囲は頭打ちになりやすいです。
フルオートの自動化が一段落したタイミングで、
ぜひ“セミオート”の考え方を取り入れてみてください。
7〜8割をRPAが担うだけでも、現場の負担は大きく変わります。
そして、その積み重ねがRPAの費用対効果を一気に押し上げます。
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