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【完全版】雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化

RPA 社労士 まとめ1

※当コラムは
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化① ~ロボットを組む前に~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化② ~入力規則のルール化~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化③ ~変数の応用~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化④ ~変数の応用~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑤ ~繰り返し機能~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑥ ~構想と入力フォーマットの完成~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑦ ~リスト一括取込、待機について~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑧ ~PDFの編集~
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑨ ~実際の稼働動画~
を全てまとめ、ひとつで読める内容となっております。

 

 

 

ハローワークの雇用保険被保険者資格取得届を、RPAにより自動化したロボットのご紹介をさせて頂きます。

まずはじめに「どのような流れでロボットを組んでいくか」という構想から入ります。

人間がこの作業をする際

①CSVやExcel/専用ソフト等に入力されている資格取得者の情報を参照し、ハローワークインターネットサービスに入力
②入力した結果をPDF等に出力をして帳票を作成
③資格取得者の数だけ、この作業を繰り返す

といった流れが基本の形かと思われます。

 

まずは①の解説をさせて頂きます。

今回はExcelを使用したケースになりますが、何を使用しても考え方は同様です。

・どこからデータを参照し、どのように貼り付けるか

こちらはRPAを組む上で、非常に重要なポイントとなります。

例えばこちらの「被保険者番号
被保険者番号①

ハローワークインターネットサービス上では入力先が3つに分かれています。

転記元のExcel上だとこの画像のようにひとつのセルにあるとします

被保険者番号②

Excel上だと1つの情報ですが、転記したい先は3つあります。

この場合、RPAのロボット動作内で3つに分ける指示を入れるよりも、予めExcelの時点で下の画像のように3つに分けておいた方が効率が良くなります。

被保険者番号③

このように、転記先の仕様にあわせて、そのままコピー&ペーストできるような形式の入力元を用意すると作業効率がぐっと上がります。

Excelの関数を使用して、1つのセルにまとまったデータを3つのセルに分けて表示するという指示を組みこむことも可能です。



RPAによる作業の自動化を考える際には、まずはこのような作業から入るとロボットの作成が飛躍的にスムーズになります。

 

そもそも、何故このような作業が必要になるかと言いますと、RPAには人間的な“考える判断”ができません。

ですので入力規則をルール化する必要があります。

例えば、学校の通知表を作成するとして「この生徒はテストの点数が低いけど、授業態度が良いからおまけしてあげよう」

こちらは人間が感情で考えた結果の判断になります。

この判断基準をロボットで設けるのであれば「授業態度が良いか悪いか」という項目も作成する必要があります。



今回の「被保険者番号」についても同様であり、転記先は3つ、転記元が1つ、をどのようにして3つに分けるか。という判断が必要になります。

予めExcelで3つに分けてあるデータを作成しておくことにより、コピー&ペーストでそのまま処理できるので効率が良いです。

 

この転記作業をロボットが実行する際には、RPA(RPAソリューションズ:EzRobotを使用)の機能のひとつ「変数」という機能を使用します。

使い方の詳細や解説等はここでは割合(変数の使い方はEzRobotマニュアル内にて掲載)しますが、一言で言うと「複数の情報をコピーしておける箱」のようなものです。

単なるコピー&ペースト用の箱という使い方もできますが、この「変数」機能を使いこなせるようになると非常に便利です。

 

例えば、雇用保険被保険者資格取得届のひとつである「取得区分」

取得区分

取得区分はドロップダウン形式となっており、文字のペースト(貼付け)ができません。

Excel上で「新規」「再取得」という文字をコピーしても、転記先ではそのままペーストができないという事になります。

この場合、人間ならクリックかキーボードで「↓」を入力して選択します。

RPAでもクリックを使用した選択、キーボードを使用した選択、どちらも可能です。

・クリックを使用する場合

Excel上の取得区分の項目が「新規」であれば「1:新規」をクリック
Excel上の取得区分の項目が「再取得」であれば「2:再取得」をクリック
このような条件分岐で組むことが可能です。

・キーボードを使用する場合

Excel上の取得区分の項目が「新規」であれば「↓」を1回押す
Excel上の取得区分の項目が「再取得」であれば「↓」を2回押す
こちらも同様に条件分岐で組むことが可能です。

条件分岐を使用せずに、変数で処理することも可能です。

「変数」は単なるコピー&ペースト用の箱だけではなく、色々なことへ応用が可能です。

ロボット作成者の発想次第では可能性が無限大な変数。
その中のひとつをご紹介させて頂きます。

 

ドロップダウン形式の転記先へ入力する際に、条件分岐を使用した場合の考え方をご紹介いたしましたが

この場合にはデメリット(?)といいますか「ドロップダウン内の項目が多ければ多いほど、その数だけ条件分岐を挿入する必要がある」というケースが発生します。


作成者次第では、この作業が面倒だと思う方もいらっしゃるかと存じます。

例えば誕生日を入力する際にドロップダウン形式だと、12+31の条件分岐が必要となってしまいます。

 

この手間を回避するのが今回の「変数」を応用したドロップダウン形式の選び方です。

取得区分を例にあげますと

取得区分

こちらはキーボードの↓を1回押すと「1:新規」、2回押すと「2:再取得」となります。

 

この条件を「新規=1」「再取得=2」
と、Excel上でVLOOKUPを使用してこのようにルール化するとします。
VLOOKUPによる取得区分の数値化

そして、上記の数字を変数に格納し、RPA(EzRobot)上の画面ではキー操作の指示をこのように指定します。
EzRobot変数

「取得区分」という名前の変数の箱に「2」という変数値が入りました。

繰り返し回数内に「取得区分」という変数名を指定することにより「↓のキーを2回押す」という指示が可能になりました。
「再取得=2」というルールなので、これで転記先では「再取得」を選択できるという仕組みになります。

このように変数を応用することにより、条件分岐を使わずにドロップダウンの選択が可能です。

EzRobotを触ったことが無い方には上記の画像を見てもピンと来ないかもしれませんが、実際に現在「変数」の扱い方について悩んでいる方にとって少しでもヒントになりましたら幸いです。

 

ハローワークインターネットサービス内の雇用保険被保険者資格取得届のページを確認すると、他の入力項目も全て、「変数」を使用して入力することが可能ということがわかります。


・「6.性別」の場合
雇用保険被保険者資格取得届、性別

男性:1
女性:2

 

・「7.生年月日」の場合
雇用保険被保険者資格取得届、元号

大正:1
昭和:2
平成:3
令和:4

「年」の箇所はプルダウン形式ではないので、そのままExcelシートからコピー&ペーストします。

「月」「日」も同様に、日付をそのまま変数に格納することにより指定可能です。

雇用保険被保険者資格取得届、月

雇用保険被保険者資格取得届、日

 

・「9.被保険者となったことの原因」の場合

新規雇用(新規学卒):1
新規雇用(その他):2
日雇いからの切替:3
その他:4
出向元への復帰等(65歳以上):5


以下の箇所も同様に、プルダウン形式の箇所については全てVLOOKUP等を使用して数値に置き換えたExcelシートを用意して指定します。

ちなみに生年月日の項目に関しては、VLOOKUPを使わずに下記画像のように指定した箇所もございます。

社労士RPA、元号数字

社労士RPA、生年年

社労士RPA、生年日

社労士RPA、生年元号

社労士RPA、生年月

ここまでの作業により「転記元から転記先へどのように貼り付けていくか」のイメージを固めることができました。

大枠の流れのイメージを掴んだ上でロボット作成に入りたいので、この時点ではまだロボットを組む必要はございません。

 

ここまでの工程により、RPA用に作成したシートの一部がこちらになります。

社労士RPA、まとめ

 

実際に社労士事務所の従業員が入力する用の箇所は別のシートに存在しており、そちらが入力されると自動的にRPA用のシートも更新されるという仕組みで作成することも可能です。

今回は、全ての情報をExcelに集約しましたが、参照方法は社労士事務所によってそれぞれ違うかと思います。
社労士専用ソフトから値を取得することもRPAは可能です。

 

次は「どのようにして繰り返すか」を考えてみましょう。複数人(2名以上)を処理する場合の工程です。

EzRobotでは現状、以下の繰り返し機能が実装しております。

・Excel内での判別(データがなくなるまで)
・画像による判別(現れるまで/消えるまで)
・変数による判別(一致/不一致など)
・回数による判別(回数指定)
・フォルダによる判別(フォルダがある限りなど)
※今後のバージョンアップ等でさらに機能が増える可能性もございます。

今回使用するのは「Excel内での繰り返し(データがなくなるまで)」です。

 

仕様として、起点として選択したセルから「1行ずつ or 1列ずつ」、繰り返す度にずれていきます。

下記の画像を例に挙げると、今回は「A2を起点として1行ずつ繰り返す」という指定になります。

社労士RPA、繰り返し

データが入っている項目は、A2,A3,A4,A5,A6,A7,となっており
A8は空欄となっているのがわかります。

つまりこちらの処理内容としては

A2:データがあるので処理する
A3:データがあるので処理する
A4:データがあるので処理する
A5:データがあるので処理する
A6:データがあるので処理する
A7:データがあるので処理する
A8:データがないので処理しない~繰り返し終了~

となります。

例えB8にデータがあったとしても、A8が空欄であれば「データがない」と判別します。
A9にデータがあったとしても、A8が空欄であれば「データがない」と判別して繰り返しは停止する仕様です。

こちらを使用して、複数人の処理をすることが可能です。

ここまでの流れで大枠のロボットの構想イメージが完成しました。

 

この時点で、入力フォーマット(RPA用のExcelシート)がほぼ形になっており、レシピ(ロボット)の組み方の構想が頭の中でなんとなく描けた状態になります。

最初は難しいかもしれませんが、数をこなしているとイメージが沸きやすくなります。

全ての情報を1枚のExcelシートにまとめないといけないわけではありません(まとまっていた方が処理が早くはなります)

例えば
実際にこの作業を手動で行っている社労士事務所様の場合

顧客(会社)A:4人
顧客(会社)B:6人
顧客(会社)C:2人

といったように入力したい対象があるとします。


資格取得をしたい被保険者の情報が、以下のようにExcelシート内に横一列に並んでいると仮定して、

社労士RPA、まとめ

こちらの項目にそれぞれ、同様に横一列で

事業主:住所
事業主:氏名
事業主:電話番号

を作成して処理することも可能ですが「事業主の情報は別の場所に記載している」というケースの方が多いかと存じます。

事業主用のシートと顧客用のシートが別々に存在する場合でも、変数や繰り返しを応用して、シートの形式に合わせたロボットを組むことが可能です。

RPA用のシートを作ることばかりに意識が向いてしまい、普段の入力業務が大変になってしまうようでは業務効率化にはなりません。
入力者の負荷を最低限に抑えたフォーマット作成を意識しましょう。

多少のルール(数字は全角ではなく半角で入力しましょう程度)は、今までと違って発生するかもしれません。

最初はシート作成だけでも大変に感じて「今まで通りの方が楽」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、一度作ってしまえば半永久的に使えるものです。

※弊社には既にひな型がございますので、少し手を加えれば各社労士事務所様に合わせた形で使用可能です。その際には弊社サポートスタッフがお手伝いさせて頂きます。

 

実際に業務の自動化に成功している社労士事務所様は、RPAと向き合って色々なチャレンジをした結果、成功していらっしゃいます。
「今まではこれで仕事が回ってきたから今後もこのままで大丈夫」という考え方ではなく、未来を見据えて動いている印象を強く受けます。
「実際に業務自動化に興味はあるけど、具体的にどうしたらいいのかわからない」といった状態でスタートする社労士事務所様が大半です。
是非、お手伝いをさせてください。

 

それでは、いよいよロボットの作成です。

当コラムではEzRobotの使い方をある程度すでに習得されている方向けの内容としてご紹介させて頂きます。
各機能の使い方や基本的な内容については、EzRobot機能説明書(RPAソリューションズ、ユーザーページ内)にてご確認をお願いいたします。

実際に社労士事務所様が手作業で行っている動作とは少し違いますが、私がイメージしたロボットの大枠の流れは

事業主情報や届出年月日、申請先等を変数に格納
~繰り返し開始(データがなくなるまで)~
 被保険者の情報を変数に格納
 変数に格納した情報を元に、雇用保険被保険者資格取得届に入力
 帳票作成、PDFにて保存
 PDFに個人番号を入力→保存
~繰り返し終了~

という仕組みで組んでいきます。

実際にロボットを組んだ経験のある方でしたら上記の流れでイメージが掴めているかと存じますので、詳細の組み方については省略させて頂きます。
※詳細の組み方については、機能説明書やサポートスタッフによるレクチャー、勉強会など、全て月額料金の範囲内で豊富なメニューがございますので、ご活用して頂けましたら幸いです。

 

Excelにて横一列の転記元データを作成することにより
上記の「被保険者の情報を変数に格納」の作業が、ひとつずつ変数に格納(→、格納、→、格納…)ではなく
データ取込(リスト一括取り込み)で可能となります。

こちらによりひとつずつ変数に格納していく作業が省略され、実際のロボット稼働時間が大幅に短縮されました。

 

ロボットの稼働時間を短縮させることまで考えながら組むかどうかは好みにもよるところですが「安定稼働を最優先した上で、極力早く処理できるような構成を考える」という組み方を推奨いたします。

専用ソフトやいろいろなExcelシートを行き来してひとつずつ情報を取得していくよりも、なるべく一ヵ所にまとまっていた方が工程が少なく済みます。

1台のPC(1つのライセンス)をフル活用するには、1台のPCあたりの作業効率を最大限発揮させて、24時間安定稼働して様々な業務をさせることが目標のひとつとなります。

 

また、「安定稼働」を実現させるためにひとつ「待機時間を設ける」必要がございます。

EzRobotでは「待機」という機能が実装されており、待機の機能も豊富にあるのですが


私が個人的に一番使用率が高いのは「画像待機(現れるまで)」と「秒数待機」です。

特にwebを絡めたロボットを作成する場合、ネットの速度やサーバーの状況等によって読み込みの時間にバラツキがでます。


このような際に「画像待機(現れるまで)」を活用することにより、「webページがきちんと読み込まれるまで待つ」といった指示が可能になります。

秒数待機の場合「ページが表示されても、されなくても、指定秒数待つ」ということになるので、長めの秒数待機を入れればもちろん安定稼働はするのですが、「早く処理する」という意味では不要な秒数も待機してしまうことになるので、webページ等の読み込みを待つ際には「画像待機(現れるまで)」を推奨いたします。

 

続きまして
上記の「ロボットの大枠の流れ」の中にある「PDFに個人番号を入力→保存」

RPAを使用して、PDFに文字を入力する方法をご紹介いたします。

EzRobotは様々なソフトを行き来して操作ができることも大きな特徴のひとつです。
社労夢、SmartHR、セルズ、オフィスステーション、給与奉行など、様々なソフトを操作することが可能です。

今回のケースはハローワークインターネットサービスというwebと、Excelを使用したロボットになりますが、もうひとつ使用するソフトを追加いたします。

社労士様が雇用保険被保険者資格取得届を作成される場合だけでなく、「PDFに手書きで入力したい」というケースはそれなりにあるかと存じます。

 

 

こちらの「1.個人番号」の項目を例にあげてご紹介させて頂きます。
社労士RPA個人番号

 

「1.個人番号」だけはweb上から入力ができないので、印刷後に手書きで個人番号を入力するケースが大半かと思われます。

出力するとこのように空白になっております。
社労士RPA個人番号2

RPAによってこちらの手間も削減可能です。

まずは「PDFを編集できるようにするソフト」が必要になります。
私が使用しているのは「PDF-XChange Viewer」
PDF上に文字を直接打ち込んだり編集ができるソフトとなっております。基本的な機能は無料で使用可能です。
※具体的な使用方法に関しては、専用のwebページにてご確認をお願いいたします。

・帳票作成をクリック後、PDFを「PDF-XChange Viewer」で開く
・変数に格納した個人番号を入力
・枠やサイズを調整して、上書き保存

上記の手順をRPAに組み込むことによって実現可能になりました。
社労士RPA個人番号3

今回のロボットでは組みませんでしたが、印刷作業まで自動化することも可能です。

ここまで組めたら「雇用保険被保険者資格取得届」の作業は、完全放置で全てRPAが自動で作業を行ってくれることになります。

 

実際にロボットを稼働している様子がこちらになります。

 

上記の動画では、2名の情報を処理しました。
「データが無くなるまで繰り返し」の指示を入れているので、2人目と3人目の間に空白の行を挟むことによって、2人目が終わった時点でロボットが停止する仕組みとなっております。
空白の行を削除すれば、そのまま3人目、4人目…と処理を行います。

・情報をどこから持ってくるか
・指定のフォルダに保存したい
・ファイルの名前に日付も入れたい
・印刷まで行いたい

など、社労士事務所様によって行いたい作業は違うかと思いますが、上記のロボを少し組み替えるだけで色々な希望をカスタマイズして組み替える事が可能です。


弊社ではこのように、社労士事務所様が行っている業務のレシピ(ロボット)の作成を常に行い、皆様に使用して頂けるように日々活動を行っております。

EzRobotは数あるRPAソフトの中でも非常にカンタンなソフトではありますが
「普段の業務に追われてなかなかロボットを組む時間がとれない」
「PCは苦手でなかなかこのように組み立てて作成できる自信がない」
といったお悩みを抱えた社労士様も多数いらっしゃいます。

 

そのような導入までのお悩みを解決できるよう、弊社RPAソリューションズスタッフが実際に社労士様の業務をヒアリングして、作成したレシピ(ロボット)を共有して無料でダウンロードできる仕組みでございます。

導入時の設定等も、リモートやチャット等でお手伝いさせて頂きます。
こちら全て月額の使用料金の範囲内に含まれておりますので、追加料金等も発生いたしません。

他RPAソフトをご使用されている社労士事務所様で

「価格が高い」
「動作が不安定」
「導入後に質問をしたら定型文しか返ってこない」
「問い合わせの返答が遅い」
「機能が複雑で組めない」

等の理由から、EzRobot乗り換えて頂き

「動作が安定していて操作も覚えやすく、何よりサポート対応が早くて非常に助かります!」

といったお声もいただいております。
是非、お気軽にお問合せください。

 

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