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【コラムまとめ】雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化
投稿日:2021-03-01
こんにちは。社労士事務所RPA研究会事務局です。
※当コラムは
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化① ～ロボットを組む前に～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化② ～入力規則のルール化～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化③ ～変数の応用～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化④ ～変数の応用～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑤ ～繰り返し機能～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑥ ～構想と入力フォーマットの完成～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑦ ～リスト一括取込、待機について～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑧ ～PDFの編集～
雇用保険被保険者資格取得届の作成を自動化⑨ ～実際の稼働動画～
を全てまとめ、ひとつで読める内容となっております。
今回は、ハローワークの雇用保険被保険者資格取得届を例に、RPAで自動化するロボットをご紹介します。
実際にいろいろなロボットへの応用が可能な考え方、内容となっております。
まずは「どのような流れでロボットを組むか」という構想から考えます。
人が作業する場合の流れは次のとおりです。
-
CSV・Excel・専用ソフトに入力されている取得者情報を参照し、ハローワークインターネットサービスへ入力する
-
入力後にPDFなどへ出力し、帳票を作成する
-
資格取得者の人数分だけ、この作業を繰り返す
今回は、この①の考え方を解説します。
例ではExcelを使用しますが、基本的な考え方はどのツールでも同じです。
■ 転記の考え方が重要
まず「どこからデータを参照し、どう貼り付けるか」を決めます。
これはロボットを作るうえで非常に重要なポイントです。
例として「被保険者番号」を見てみましょう。
ハローワークインターネットサービスでは、被保険者番号の入力欄が3つに分かれています。
しかし、Excelでは1つのセルにまとまっている場合があります。
Excelでは1つの情報ですが、転記先は3つです。
この場合、ロボットの中で3つに分割する処理を加えるよりも、Excel側であらかじめ3つのセルに分けておくほうが効率的です。
このように、転記先の仕様に合わせて、コピー＆ペーストしやすい形に整えることが大切です。
Excel関数を使えば、1つのセルから3つへ分割する処理も簡単に行えます。
■ まず整理することでロボット作成がスムーズに
RPAで作業を自動化する際は、最初にこのような準備を行うことで、ロボットが非常に作りやすくなります。
■ RPAに“判断”はできないためルール化が必要
RPAは人間のように直感的な判断ができません。
そのため、あらかじめ 入力規則をルール化する作業 が必要です。
例えば通知表作成の場合、
「点数は低いが授業態度が良いのでおまけする」という判断は
人間の“感情による判断”ですが、RPAにはできません。
もしロボットに判断させたいなら、
「授業態度：良い／悪い」という項目を作る必要があります。
■ 被保険者番号を3つに分ける理由
今回の「被保険者番号」も同様です。
-
転記先（ハローワーク）は 3つの入力欄
-
転記元（Excel）は 1つのセル
このズレを埋めるには、
RPA側で分割処理を行うよりも Excel側で最初から3分割しておく 方が効率的です。
コピー＆ペーストだけで転記できるようになるため、
ロボット作成が格段にスムーズになります。
Excel関数で自動的に分割することも可能です。
■ 「変数」機能を使うと効率が向上
EzRobotでは、転記作業に 変数 を使用します。
変数とは簡単に言うと
「複数の情報を一時的に保存できる箱」
のようなものです。
単純にコピー＆ペーストするためだけでなく、
より複雑な処理にも応用できます。
■ 取得区分はペーストできないので工夫が必要
雇用保険被保険者資格取得届の「取得区分」は
ドロップダウン形式 のため、文字の貼り付けができません。
この場合は次の２つの方法があります。
● ① クリックで選択する場合
-
Excelが「新規」 → 画面上の「1：新規」をクリック
-
Excelが「再取得」 → 画面上の「2：再取得」をクリック
このように 条件分岐 を使って操作します。
● ② キーボードで選択する場合
-
Excelが「新規」 → 「↓」を1回押す
-
Excelが「再取得」 → 「↓」を2回押す
こちらも条件分岐で対応できます。
● ③ 条件分岐を使わず「変数」で処理する方法
よりスマートに処理したい場合は、
変数による制御 が便利です。
変数は、単なるコピー＆ペースト用の「箱」ではありません。
使い方次第で、ロボットの処理を大幅に効率化できます。
ロボット作成者の発想によって、応用の幅は無限大です。
■ 条件分岐が多すぎるとロボット作成が大変になる
前回は、ドロップダウン形式の項目を選択する際に
「条件分岐」を使う方法を紹介しました。
しかし、問題点があります。
-
ドロップダウンの項目が多いほど
-
条件分岐もその数だけ増える
たとえば誕生日入力の場合、
「月（12）」＋「日（31）」で 43個の条件分岐 が必要です。
これは現実的ではありません。
■ 変数を応用すれば、条件分岐を大幅に減らせる
ここで役立つのが 変数の応用 です。
例として、雇用保険被保険者資格取得届の
「取得区分」を取り上げます。
▼ 取得区分（ドロップダウン）
-
キーボードの「↓」1回 → 1：新規
-
キーボードの「↓」2回 → 2：再取得
この数値を VLOOKUP で取得 し、
そのまま 変数に格納 します。
■ 変数をロボットに指定するとこう動く
変数名：取得区分
変数値：2
EzRobotでは次のように設定できます。
-
「↓ キーを変数の回数だけ押す」
-
今回は「2」が入っているので「↓ ↓」と操作
これだけで 取得区分：再取得 が選択されます。
■ 条件分岐なしでドロップダウンが選択できる
変数を使用すると：
-
条件分岐が不要
-
ロボット作りがシンプル
-
メンテナンスも簡単
という大きなメリットがあります。
変数を応用することで、
ドロップダウンの選択操作を効率化できます。
「条件分岐が多くて大変…」
という方には特におすすめの方法です。
また、
“変数を使った入力”の考え方は、ほかの項目にも幅広く応用できることがわかります。
引き続き、実務上つまずきやすい
プルダウン（選択肢）項目の指定方法を中心に整理してみます。
「6.性別」の場合
プルダウン項目は、Excel側で数値化してから変数へ格納するのが基本です。
-
男性：1
-
女性：2
あらかじめExcelで
VLOOKUP等を用いて「文字 → 数値」の置換表を作っておくと、
ロボット側は“数値を貼るだけ”の処理にできます。
「7.生年月日」の場合
元号の指定もプルダウン項目ですので、同様に数値に変換して指定します。
-
大正：1
-
昭和：2
-
平成：3
-
令和：4
一方で「年」の箇所はプルダウン形式ではないため、
Excelシートからそのままコピー＆ペーストで問題ありません。
また「月」「日」についても、
日付をそのまま変数に格納することで指定が可能です。
なお、生年月日については
VLOOKUPを使わず、
Excel側で入力形式を整えた上で指定している例もあります
（※前回までの設計ルールに合うやり方で統一できればOKです）。
「9.被保険者となったことの原因」の場合
こちらもプルダウン項目ですので、
選択肢を数値で指定できるようExcel側で準備します。
-
新規雇用（新規学卒）：1
-
新規雇用（その他）：2
-
日雇いからの切替：3
-
その他：4
-
出向元への復帰等（65歳以上）：5
ほかのプルダウン項目も同様の考え方でOK
このように、
プルダウン形式の項目はすべて
Excel側で数値置換の仕組みを用意しておくと、
ロボット設計が一気にシンプルになります。
③ この段階でやるべきこと
ここまでの作業で、
「転記元から転記先へ、どの順序で、何を、どう貼り付けるか」
という全体像を固めることができます。
この時点で、入力フォーマット（RPA用のExcelシート）はほぼ形になっており、
シナリオの組み方についても頭の中で大枠の構想が描けている状態になります。
最初は難しく感じるかもしれませんが、
回数を重ねるほど「この項目はこう扱う」「この順で処理すればいい」と
イメージが湧きやすくなっていきます。
すべてを1枚にまとめる必要はない
RPA用の情報は、必ずしも1枚のExcelシートに集約する必要はありません。
（もちろん、まとまっていた方が処理が早くなる傾向はあります。）
たとえば、手動でこの作業を行っている社労士事務所様の場合、
入力対象が以下のように複数社にまたがるケースも一般的です。
-
顧客（会社）A：4人
-
顧客（会社）B：6人
-
顧客（会社）C：2人
事業主情報は“別管理”でも問題なし
資格取得をしたい被保険者の情報が、
Excel上で横一列に並んでいると仮定した場合、
同じ構成で
-
事業主：住所
-
事業主：氏名
-
事業主：電話番号
を横一列に用意して処理することも可能です。
しかし実務では、
「事業主の情報は別の場所（別シートや別管理表）に記載している」
というケースの方が多いかと存じます。
事業主用のシートと顧客用のシートが別々に存在する場合でも、
変数や繰り返しを応用することで、
各事務所様のシート形式に合わせたロボットを組むことが可能です。
“入力する人の負荷”を最小にする
RPA用のシート作成に意識が向きすぎて、
普段の入力業務が大変になってしまっては本末転倒です。
入力者の負荷を最低限に抑えたフォーマット作成を意識しましょう。
運用上、たとえば
-
数字は全角ではなく半角で入力する
といった最低限のルール追加は発生するかもしれません。
最初はシート作成だけでも大変に感じ、
「今まで通りの方が楽」と感じる方もいらっしゃるかと思います。
ただ、一度作ってしまえば長期的に使い続けられる資産になります。
※弊社には既にひな型がございますので、
少し手を加えれば各社労士事務所様に合わせた形で使用可能です。
その際は弊社サポートスタッフがお手伝いさせていただきます。
成功事例に共通する姿勢
実際に業務改善に成功している社労士事務所様は、
RPAと向き合い、試行錯誤しながらチャレンジを重ねた結果として
成果につなげていらっしゃいます。
「今まではこれで回ってきたから、今後もこのままで大丈夫」ではなく、
未来を見据えて一歩ずつ整えていく印象を強く受けます。
「興味はあるけど、具体的にどう進めればいいかわからない」
という状態からスタートされる事務所様が大半です。
ぜひ、お手伝いをさせてください。
ここからは、EzRobotの基本操作をある程度習得されている方向けの内容としてご紹介いたします。
各機能の使い方や基礎的な内容については、EzRobot機能説明書（ユーザーページ内、マニュアル）をご確認ください。
ロボットの大枠の流れ
実際に社労士事務所様が手作業で行っている手順とは多少異なりますが、
今回想定するロボットの大枠は以下の流れです。
-
事業主情報、届出年月日、申請先等を変数に格納
-
～繰り返し開始（データがなくなるまで）～
-
被保険者の情報を変数に格納
-
変数の情報をもとに、資格取得届へ入力
-
帳票作成 → PDFで保存
-
PDFに個人番号を入力 → 保存
-
-
～繰り返し終了～
すでにロボット作成経験のある方でしたら、
この段階で大枠のイメージは掴めているかと存じますので、
本コラムでは詳細の組み方については割愛いたします。
※詳細の手順は、機能説明書やサポートスタッフによるレクチャー、
勉強会など、追加料金無しでご活用いただけるメニューがございます。
リスト一括取込で“変数格納”をまとめて短縮
Excel上で被保険者データを横一列の転記元形式に整えておくことで、
上記の「被保険者の情報を変数に格納」の工程を
-
1項目ずつ順番に格納する方法
（→格納、→格納…）
ではなく、
-
データ取込（リスト一括取込）
でまとめて行えるようになります。
この方法により、
変数に1つずつ格納していく工程が省略され、
ロボットの稼働時間を大幅に短縮することが可能になりました。
推奨する考え方：安定稼働を最優先しつつ、できるだけ速く
稼働時間の短縮まで意識して組むかどうかは好みにもよりますが、
本研究会としては
「安定稼働を最優先した上で、極力早く処理できる構成を考える」
という組み方を推奨いたします。
専用ソフトや複数Excelシートを行き来して
1つずつ情報を取得するよりも、
なるべく1ヵ所にまとまっている方が工程が少なく済みます。
1台のPC（1つのライセンス）をフル活用するには、
1台あたりの作業効率を最大限引き上げ、安定して稼働させる
という考え方が重要になります。
安定稼働に欠かせない「待機」の設計
安定稼働を実現するために、
もう1つ重要なのが「待機時間の設計」です。
EzRobotには「待機」機能が実装されており、
待機の種類も豊富ですが、
私が特に使用頻度が高いのは以下の2つです。
-
画像待機（現れるまで）
-
秒数待機
特にWebを絡めたロボットでは、
ネット回線やサーバー状況により読み込み時間にばらつきが出ます。
このような場面で
「画像待機（現れるまで）」を活用することで、
「Webページがきちんと読み込まれるまで待つ」
といった指示が可能になります。
秒数待機は
「表示されても、されなくても、指定秒数待つ」
という性質のため、
長めに設定すれば安定はしやすい一方で、
不要な待機時間が発生しやすいという側面があります。
そのため、
Webページ等の読み込み待ちには
「画像待機（現れるまで）」を推奨いたします。
RPAを使用してPDFに文字を入力する方法をご紹介いたします。
EzRobotは、さまざまなソフトを行き来して操作できることが大きな特徴のひとつです。
社労夢、SmartHR、セルズ、オフィスステーション、給与奉行など、
社労士事務所でよく使われるソフトを操作することが可能です。
今回のケースでは、
-
ハローワークインターネットサービス（Web）
-
Excel
を使用したロボットに、もうひとつソフトを追加していきます。
社労士の先生が雇用保険被保険者資格取得届を作成される場合に限らず、
「PDFに手書きで入力したい」というケースは少なくないかと存じます。
PDFの「個人番号」欄をRPAで入力する
例として、資格取得届の
「1．個人番号」
の項目を取り上げます。
この「1．個人番号」だけはWeb上から入力ができないため、
印刷後に手書きで個人番号を記入している事務所様が多いのではないでしょうか。
実際に出力すると、当該欄は空白になっています。
この手書き部分もRPAで削減できるようにします。
PDF編集ソフトを追加して利用する
まず、「PDFを編集できるソフト」が必要になります。
私が使用しているのは 「PDF-XChange Viewer」 です。
PDF上に直接文字を打ち込んだり編集できるソフトで、
基本的な機能は無料で使用可能です。
※具体的な使用方法につきましては、各ソフトの公式サイト等でご確認をお願いいたします。
今回のロボットでは、以下のような流れで組み込んでいます。
-
帳票作成をクリック後、PDFを「PDF-XChange Viewer」で開く
-
変数に格納した個人番号をPDF上の該当箇所へ入力
-
枠や文字サイズ・位置を調整し、上書き保存
これらの手順をEzRobotのシナリオに組み込むことで、
個人番号欄への入力まで自動処理が可能になりました。
印刷作業まで自動化することも可能
今回のロボットでは組み込んでいませんが、
印刷作業まで自動化することも技術的には可能です。
ここまで組み上げることができれば、
「雇用保険被保険者資格取得届」の作業は、
完全放置でもRPAが自動で最後まで処理してくれる状態に近づきます。
ここまでの工程を踏まえ、
実際にロボットを稼働させた様子が、今回ご紹介している動画です。
空白行で「データが無くなるまで繰り返し」を停止させる仕組み
上記の動画では、2名分の情報を処理しています。
EzRobotでは「データが無くなるまで繰り返し」という指定ができるため、
今回の例では 2人目と3人目の間に空白の行を挟むことで、
2人目の処理が終わった時点でロボットが停止する仕組みになっています。
-
空白行がある → 「データが無い」と判断して繰り返し終了
-
空白行を削除 → そのまま3人目、4人目…と処理が継続
というイメージです。
各事務所ごとの「やりたいこと」に合わせたカスタマイズ
たとえば、社労士事務所様ごとに、
-
情報をどこから持ってきたいか
-
指定のフォルダに保存したい
-
ファイル名に日付や会社名を入れたい
-
印刷まで行いたい
など、「こうできたら便利」というご要望はさまざまだと思います。
今回ご紹介したロボットはあくまで一例ですが、
このベースとなるロボを少し組み替えるだけで、
さまざまなご希望に合わせてカスタマイズが可能です。
業務シナリオを“作り続ける”仕組み
弊社ではこのように、
社労士事務所様が実際に行っている業務をヒアリングし、
業務に即したシナリオを常に作成・改善しています。
そして、作成したシナリオは
社労士事務所の皆様にご利用いただけるよう、
日々アップデートを行いながら提供しております。
EzRobotは、数あるRPAソフトの中でも比較的わかりやすいツールですが、
-
「普段の業務に追われていて、ロボットを組む時間がとれない」
-
「PCが得意ではなく、このレベルまで組み立てられる自信がない」
といったお悩みをお持ちの社労士様も多くいらっしゃいます。
導入時のお悩みをサポートする体制
そのような導入までのハードルを下げられるよう、
弊社スタッフが実際に社労士様の業務をヒアリングし、
導入時の初期設定や運用に関するご相談についても、
リモート接続やチャット等でサポートさせていただきます。
これらはすべて、EzRobotの月額利用料金の範囲内に含まれており、
追加料金は発生いたしません。
他RPAソフトをご使用されている社労士事務所様で
「価格が高い」
「動作が不安定」
「導入後に質問をしたら定型文しか返ってこない」
「問い合わせの返答が遅い」
「機能が複雑で組めない」
等の理由から、EzRobot乗り換えて頂き
「動作が安定していて操作も覚えやすく、何よりサポート対応が早くて非常に助かります！」
といったお声もいただいております。
是非、お気軽にお問合せください。
EzRobotは社労士事務所向けに、非常に導入ハードルの低い製品となっております。
- 初期費用０円（導入費用・追加費用・解約費用等一切無し）
- 契約は月毎更新（年間契約等の縛り無し）
- 社労士様特価あり（詳しくはお問い合わせください）
- 無償フルサポート（web会議やチャット、電話等の全てのサポートが追加料金無し）
- 簡単な操作性（PCスキルが低くても、操作が可能です）
- 無料トライアル（無料期間中に自動化を実現させ、効果を体感可能です）
- 専任RPAエンジニアがサポート対応（社労士業務の自動化経験が豊富です）
少しでも興味を持って頂けましたらお気軽にお問い合わせください。
一般企業の業務自動化にも対応しています
中小企業RPA研究会と同様のご案内が可能です。
業務の自動化に興味はあるものの、
「どのように進めていけば良いのかわからない」という場合でもご安心ください。
お気軽にお問い合わせいただければ、最適な進め方や導入のポイントをご説明いたします。
